jurisdiction: US

text: b' The\xc2\xa0Library\xc2\xa0of\xc2\xa0Congress\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n \xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0 Office\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Inspector\xc2\xa0General\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n Office\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Librarian\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0 Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n Service\xc2\xa0Remains\xc2\xa0Less\xc2\xa0Than\xc2\xa0Satisfactory\xc2\xa0\n\xc2\xa0 Despite\xc2\xa0Steps\xc2\xa0Taken\xc2\xa0Toward\xc2\xa0Improvement\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xc2\xa0Audit\xc2\xa0Report\xc2\xa0No.\xc2\xa02007\xe2\x80\x90PA\xe2\x80\x90102\n September\xc2\xa02007\n \xc2\xa0\n\n\n\n\n \xc2\xa0\n\x0c UNITED STATES GOVERNMENT LIBRARY OF CONGRESS\n Memorandum Office of the Inspector General\n\n\n\n\nTO: James\xc2\xa0H.\xc2\xa0Billington\xc2\xa0 September\xc2\xa020,\xc2\xa02007\n Librarian\xc2\xa0of\xc2\xa0Congress\xc2\xa0\n \xc2\xa0 \xc2\xa0\nFROM: Karl\xc2\xa0W.\xc2\xa0Schornagel\xc2\xa0\n Inspector\xc2\xa0General\xc2\xa0\n \xc2\xa0\nSUBJECT: Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0\xc2\xa0\n Service\xc2\xa0Remains\xc2\xa0Less\xc2\xa0Than\xc2\xa0Satisfactory\xc2\xa0\xc2\xa0\n Despite\xc2\xa0Steps\xc2\xa0Taken\xc2\xa0Toward\xc2\xa0Improvement\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n Audit\xc2\xa0Report\xc2\xa0No.\xc2\xa02007\xe2\x80\x90PA\xe2\x80\x90102\xc2\xa0\n\n\nThis\xc2\xa0transmits\xc2\xa0our\xc2\xa0final\xc2\xa0audit\xc2\xa0report\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0operations.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0\nExecutive\xc2\xa0Summary\xc2\xa0begins\xc2\xa0on\xc2\xa0page\xc2\xa0i\xc2\xa0and\xc2\xa0complete\xc2\xa0findings\xc2\xa0and\xc2\xa0recommendations\xc2\xa0\nappear\xc2\xa0on\xc2\xa0pages\xc2\xa09\xc2\xa0to\xc2\xa019.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nThe\xc2\xa0Chief\xc2\xa0Operating\xc2\xa0Officer\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0Chief\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0provided\xc2\xa0written\xc2\xa0\ncomments\xc2\xa0to\xc2\xa0our\xc2\xa0draft\xc2\xa0report.\xc2\xa0\xc2\xa0Their\xc2\xa0response\xc2\xa0is\xc2\xa0briefly\xc2\xa0summarized\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0Executive\xc2\xa0\nSummary\xc2\xa0and\xc2\xa0in\xc2\xa0more\xc2\xa0detail\xc2\xa0after\xc2\xa0individual\xc2\xa0recommendations\xc2\xa0appearing\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0body\xc2\xa0of\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0report.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0complete\xc2\xa0response\xc2\xa0is\xc2\xa0included\xc2\xa0as\xc2\xa0an\xc2\xa0appendix\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0report.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nBased\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0written\xc2\xa0comments\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0draft\xc2\xa0report,\xc2\xa0we\xc2\xa0consider\xc2\xa0all\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0\nrecommendations\xc2\xa0resolved.\xc2\xa0\xc2\xa0Please\xc2\xa0provide\xc2\xa0within\xc2\xa030\xc2\xa0calendar\xc2\xa0days,\xc2\xa0an\xc2\xa0action\xc2\xa0plan\xc2\xa0\naddressing\xc2\xa0implementation\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0recommendations,\xc2\xa0including\xc2\xa0implementation\xc2\xa0dates,\xc2\xa0in\xc2\xa0\naccordance\xc2\xa0with\xc2\xa0LCR\xc2\xa0211\xe2\x80\x906,\xc2\xa0Section\xc2\xa011.A.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nWe\xc2\xa0appreciate\xc2\xa0the\xc2\xa0cooperation\xc2\xa0and\xc2\xa0courtesies\xc2\xa0extended\xc2\xa0by\xc2\xa0the\xc2\xa0Chief\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0\nContracts,\xc2\xa0the\xc2\xa0Supervisor\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Operations\xc2\xa0Section,\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Office\xc2\xa0staff\xc2\xa0\nduring\xc2\xa0the\xc2\xa0audit.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\ncc:\xc2\xa0 Chief\xc2\xa0Operating\xc2\xa0Officer\xc2\xa0\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\n\n\x1b\xc2\xa0TABLE\xc2\xa0OF\xc2\xa0CONTENTS\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n \x1b\xc2\xa0Executive\xc2\xa0Summary ......................................................................................................... i\n \x1b\xc2\xa0Introduction.......................................................................................................................1\n \x1b\xc2\xa0Background .......................................................................................................................3\n Previous\xc2\xa0OIG\xc2\xa0Work..................................................................................3\n Current\xc2\xa0Service\xc2\xa0and\xc2\xa0Infrastructure\xc2\xa0Units\xe2\x80\x99\xc2\xa0Opinions...........................4\n Timeliness\xc2\xa0of\xc2\xa0Current\xc2\xa0Service.................................................................4\n Notable\xc2\xa0Service\xc2\xa0and\xc2\xa0Infrastructure\xc2\xa0Unit\xc2\xa0Comments...........................5\n Significant\xc2\xa0Actions\xc2\xa0Taken\xc2\xa0Since\xc2\xa0OIG\xe2\x80\x99s\xc2\xa02004\xc2\xa0Assessment ...................6\n \x1b\xc2\xa0Objectives,\xc2\xa0Scope,\xc2\xa0and\xc2\xa0Methodology.............................................................................7\n \x1b\xc2\xa0Findings\xc2\xa0and\xc2\xa0Recommendations....................................................................................9\n I. Staffing\xc2\xa0Vacancies\xc2\xa0Are\xc2\xa0a\xc2\xa0Barrier\xc2\xa0to\xc2\xa0Effective\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Operations .......9\n Recommendation ...................................................................................11\n Management\xc2\xa0Response..........................................................................11\n II. A\xc2\xa0Strategic\xc2\xa0Planning\xc2\xa0Approach\xc2\xa0is\xc2\xa0Not\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n Followed\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0Acquisition\xc2\xa0Workforce ......................................................11\n Recommendation ...................................................................................12\n Management\xc2\xa0Response..........................................................................12\n III. Written\xc2\xa0Procurement\xc2\xa0Policies\xc2\xa0and\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n Procedures\xc2\xa0Are\xc2\xa0Not\xc2\xa0Sufficient .......................................................................12\n Recommendation ...................................................................................13\n Management\xc2\xa0Response..........................................................................14\n IV. The\xc2\xa0Systems\xc2\xa0Used\xc2\xa0to\xc2\xa0Process\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Data\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n Do\xc2\xa0Not\xc2\xa0Provide\xc2\xa0Adequate\xc2\xa0Management\xc2\xa0Support.......................................14\n a.\xc2\xa0Visibility\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Actions\xc2\xa0In\xc2\xa0Process ............................................14\n b.\xc2\xa0Visibility\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Trends ................................................................15\n Recommendation ...................................................................................15\n Management\xc2\xa0Response..........................................................................15\n V. OMB\xe2\x80\x99s\xc2\xa0Workforce\xc2\xa0Training\xc2\xa0Standard\xc2\xa0Is\xc2\xa0Not\xc2\xa0Fully\xc2\xa0Implemented.............16\n Recommendation ...................................................................................16\n Management\xc2\xa0Response..........................................................................17\n VI. The\xc2\xa0Vacant\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0Position\xc2\xa0Results\xc2\xa0in\xc2\xa0Less\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n Than\xc2\xa0Full\xc2\xa0Accountability\xc2\xa0for\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Operations................................17\n a.\xc2\xa0Internal\xc2\xa0Control\xc2\xa0Deficiencies......................................................................17\n b.\xc2\xa0Responsiveness\xc2\xa0to\xc2\xa0Previous\xc2\xa0OIG\xc2\xa0Concerns .............................................18\n Recommendation ...................................................................................19\n Management\xc2\xa0Response..........................................................................19\n \x1b\xc2\xa0Conclusion .......................................................................................................................20\n \x1b\xc2\xa0Appendix:\xc2\xa0Management\xc2\xa0Response ..............................................................................21\n \xc2\xa0\n\n\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\xc2\xa0\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n \xc2\xa0\n\n\x1b\xc2\xa0EXECUTIVE\xc2\xa0SUMMARY\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n The\xc2\xa0Library\xc2\xa0of\xc2\xa0Congress\xc2\xa0is\xc2\xa0charged\xc2\xa0with\xc2\xa0a\xc2\xa0wide\xc2\xa0range\xc2\xa0of\xc2\xa0\n responsibilities\xc2\xa0\xe2\x80\x93\xc2\xa0acquiring\xc2\xa0items\xc2\xa0to\xc2\xa0add\xc2\xa0to\xc2\xa0its\xc2\xa0unique\xc2\xa0and\xc2\xa0\n priceless\xc2\xa0collections,\xc2\xa0providing\xc2\xa0research\xc2\xa0and\xc2\xa0analysis\xc2\xa0for\xc2\xa0\n Congress,\xc2\xa0and\xc2\xa0processing\xc2\xa0copyright\xc2\xa0claims,\xc2\xa0among\xc2\xa0many\xc2\xa0\n others.\xc2\xa0\xc2\xa0Using\xc2\xa0contracts\xc2\xa0to\xc2\xa0acquire\xc2\xa0goods\xc2\xa0and\xc2\xa0services\xc2\xa0is\xc2\xa0a\xc2\xa0\n principal\xc2\xa0way\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0fulfills\xc2\xa0its\xc2\xa0mission.\xc2\xa0\xc2\xa0On\xc2\xa0average\xc2\xa0over\xc2\xa0\n the\xc2\xa0last\xc2\xa0couple\xc2\xa0of\xc2\xa0years,\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0\n awarded\xc2\xa0contracts\xc2\xa0valued\xc2\xa0at\xc2\xa0$189\xc2\xa0million\xc2\xa0annually.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\xc2\xa0\n Near\xc2\xa0the\xc2\xa0close\xc2\xa0of\xc2\xa0fiscal\xc2\xa0year\xc2\xa0(FY)\xc2\xa02004,\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0\n Inspector\xc2\xa0General\xc2\xa0(OIG)\xc2\xa0reported\xc2\xa0that\xc2\xa0several\xc2\xa0Library\xc2\xa0\n organizations\xc2\xa0were\xc2\xa0not\xc2\xa0satisfied\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0quality\xc2\xa0and\xc2\xa0\n timeliness\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0performance.\xc2\xa0\xc2\xa0This\xc2\xa0\n unfavorable\xc2\xa0opinion\xc2\xa0was\xc2\xa0consistent\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0findings\xc2\xa0of\xc2\xa0a\xc2\xa02003\xc2\xa0\n Library\xe2\x80\x90wide\xc2\xa0survey\xc2\xa0also\xc2\xa0conducted\xc2\xa0by\xc2\xa0OIG.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa02004\xc2\xa0report\xc2\xa0\n cited\xc2\xa0vacancies\xc2\xa0in\xc2\xa0two\xc2\xa0critical\xc2\xa0management\xc2\xa0positions,\xc2\xa0\n understaffing\xc2\xa0at\xc2\xa0the\xc2\xa0contract\xc2\xa0specialist\xc2\xa0level,\xc2\xa0and\xc2\xa0inadequate\xc2\xa0\n staff\xc2\xa0training\xc2\xa0as\xc2\xa0prominent\xc2\xa0factors\xc2\xa0adversely\xc2\xa0affecting\xc2\xa0the\xc2\xa0\n Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0operations.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\xc2\xa0\n This\xc2\xa0report\xc2\xa0provides\xc2\xa0the\xc2\xa0results\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0first\xc2\xa0part\xc2\xa0of\xc2\xa0a\xc2\xa0two\xe2\x80\x90part\xc2\xa0\n OIG\xc2\xa0assessment.\xc2\xa0\xc2\xa0For\xc2\xa0the\xc2\xa0first\xc2\xa0part,\xc2\xa0we\xc2\xa0sought\xc2\xa0to\xc2\xa0determine\xc2\xa0\n whether\xc2\xa0the\xc2\xa0quality\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0operations\xc2\xa0have\xc2\xa0\n improved\xc2\xa0since\xc2\xa0our\xc2\xa02004\xc2\xa0report.\xc2\xa0\xc2\xa0To\xc2\xa0gauge\xc2\xa0current\xc2\xa0operational\xc2\xa0\n quality,\xc2\xa0we\xc2\xa0identified\xc2\xa0and\xc2\xa0assessed\xc2\xa0Library\xc2\xa0actions\xc2\xa0taken\xc2\xa0since\xc2\xa0\n the\xc2\xa0end\xc2\xa0of\xc2\xa0FY\xc2\xa02004\xc2\xa0to\xc2\xa0address\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0deficiencies;\xc2\xa0\n surveyed\xc2\xa0service\xc2\xa0and\xc2\xa0infrastructure\xc2\xa0units\xc2\xa0to\xc2\xa0collect\xc2\xa0their\xc2\xa0\n current\xc2\xa0views\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0service;\xc2\xa0and\xc2\xa0took\xc2\xa0a\xc2\xa0sample\xc2\xa0of\xc2\xa0\n recent\xc2\xa0contracting\xc2\xa0activity\xc2\xa0to\xc2\xa0assess\xc2\xa0the\xc2\xa0timeliness\xc2\xa0with\xc2\xa0which\xc2\xa0\n contracting\xc2\xa0actions\xc2\xa0are\xc2\xa0addressed\xc2\xa0and\xc2\xa0completed.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0second\xc2\xa0\n part\xc2\xa0of\xc2\xa0our\xc2\xa0assessment\xc2\xa0will\xc2\xa0focus\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0technical\xc2\xa0\n compliance\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0Federal\xc2\xa0Acquisition\xc2\xa0Regulation.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n The\xc2\xa0Library\xc2\xa0has\xc2\xa0taken\xc2\xa0some\xc2\xa0notable\xc2\xa0steps\xc2\xa0since\xc2\xa0the\xc2\xa0end\xc2\xa0of\xc2\xa0FY\xc2\xa0\n 2004\xc2\xa0to\xc2\xa0address\xc2\xa0the\xc2\xa0contracting\xc2\xa0function.\xc2\xa0\xc2\xa0Most\xc2\xa0significantly,\xc2\xa0it\xc2\xa0\n hired\xc2\xa0two\xc2\xa0experienced\xc2\xa0contracting\xc2\xa0professionals;\xc2\xa0one\xc2\xa0to\xc2\xa0fill\xc2\xa0the\xc2\xa0\n Chief\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0position\xc2\xa0\xe2\x80\x93\xc2\xa0one\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0two\xc2\xa0critical\xc2\xa0\n management\xc2\xa0vacancies\xc2\xa0previously\xc2\xa0cited\xc2\xa0by\xc2\xa0OIG\xc2\xa0\xe2\x80\x93\xc2\xa0and\xc2\xa0one\xc2\xa0to\xc2\xa0\n fill\xc2\xa0the\xc2\xa0Supervisor\xc2\xa0of\xc2\xa0Operations\xc2\xa0position.\xc2\xa0\xc2\xa0Respondents\xc2\xa0to\xc2\xa0our\xc2\xa0\n survey\xc2\xa0indicated\xc2\xa0that\xc2\xa0these\xc2\xa0officers\xc2\xa0are\xc2\xa0having\xc2\xa0a\xc2\xa0positive\xc2\xa0\n influence\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0operations.\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General i\xc2\xa0\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\nAdditionally,\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0approved\xc2\xa0a\xc2\xa02006\xc2\xa0request\xc2\xa0submitted\xc2\xa0\nby\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0Chief\xc2\xa0to\xc2\xa0increase\xc2\xa0by\xc2\xa0three\xc2\xa0the\xc2\xa0number\xc2\xa0of\xc2\xa0contract\xc2\xa0\nspecialist\xc2\xa0full\xe2\x80\x90time\xc2\xa0equivalent\xc2\xa0(FTE)\xc2\xa0positions\xc2\xa0and\xc2\xa0is\xc2\xa0seeking\xc2\xa0\nFY\xc2\xa02008\xc2\xa0funds\xc2\xa0to\xc2\xa0staff\xc2\xa0them.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nWhile\xc2\xa0the\xc2\xa0steps\xc2\xa0taken\xc2\xa0are\xc2\xa0commendable,\xc2\xa0they\xc2\xa0have\xc2\xa0not\xc2\xa0\nchanged\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0organizations\xe2\x80\x99\xc2\xa0collective\xc2\xa0opinion\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0\noffice\xe2\x80\x99s\xc2\xa0service.\xc2\xa0\xc2\xa0Overall,\xc2\xa0our\xc2\xa0current\xc2\xa0survey\xc2\xa0shows\xc2\xa0that\xc2\xa0service\xc2\xa0\nand\xc2\xa0infrastructure\xc2\xa0units\xc2\xa0continue\xc2\xa0to\xc2\xa0be\xc2\xa0less\xc2\xa0than\xc2\xa0satisfied\xc2\xa0with\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0contracting\xc2\xa0service\xc2\xa0they\xc2\xa0receive.\xc2\xa0\xc2\xa0Furthermore,\xc2\xa0work\xc2\xa0for\xc2\xa0a\xc2\xa0\nsubstantial\xc2\xa0portion\xc2\xa0of\xc2\xa0Library\xc2\xa0contracting\xc2\xa0transactions\xc2\xa0is\xc2\xa0not\xc2\xa0\nbeing\xc2\xa0completed\xc2\xa0within\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0established\xc2\xa0timeframes,\xc2\xa0\nrepeating\xc2\xa0another\xc2\xa0significant\xc2\xa0issue\xc2\xa0of\xc2\xa0our\xc2\xa02004\xc2\xa0report.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nConsidering\xc2\xa0the\xc2\xa0absence\xc2\xa0of\xc2\xa0tangible\xc2\xa0progress\xc2\xa0since\xc2\xa02004,\xc2\xa0\nadditional\xc2\xa0actions\xc2\xa0should\xc2\xa0be\xc2\xa0taken\xc2\xa0to\xc2\xa0improve\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0operations.\xc2\xa0\xc2\xa0Most\xc2\xa0importantly,\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0should\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xe2\x80\xa2\xc2\xa0 Fund\xc2\xa0the\xc2\xa0three\xc2\xa0additional\xc2\xa0contract\xc2\xa0specialist\xc2\xa0FTEs\xc2\xa0that\xc2\xa0\nit\xc2\xa0approved\xc2\xa0in\xc2\xa02006\xc2\xa0for\xc2\xa0contracting\xc2\xa0operations\xc2\xa0(see\xc2\xa0page\xc2\xa011);\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\n\xe2\x80\xa2\xc2\xa0 Establish\xc2\xa0policies\xc2\xa0and\xc2\xa0procedures\xc2\xa0that\xc2\xa0clearly\xc2\xa0explain\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0process\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0roles\xc2\xa0and\xc2\xa0\nresponsibilities\xc2\xa0of\xc2\xa0those\xc2\xa0who\xc2\xa0participate\xc2\xa0in\xc2\xa0it\xc2\xa0(see\xc2\xa0page13);\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\n\xe2\x80\xa2\xc2\xa0 Determine\xc2\xa0the\xc2\xa0automated\xc2\xa0data\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0\nContracts\xc2\xa0needs\xc2\xa0to\xc2\xa0evaluate\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contract\xc2\xa0spending\xc2\xa0\nand\xc2\xa0manage\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0workload\xc2\xa0(see\xc2\xa0page\xc2\xa015);\xc2\xa0\nand\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\n\xe2\x80\xa2\xc2\xa0 Recruit\xc2\xa0for\xc2\xa0and\xc2\xa0select\xc2\xa0a\xc2\xa0qualified\xc2\xa0person\xc2\xa0to\xc2\xa0serve\xc2\xa0as\xc2\xa0the\xc2\xa0\nDirector\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0and\xc2\xa0Grants\xc2\xa0Management\xc2\xa0to\xc2\xa0\nensure\xc2\xa0full\xc2\xa0accountability\xc2\xa0is\xc2\xa0provided\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0function\xc2\xa0(see\xc2\xa0page\xc2\xa019).\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nWeaknesses\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0function\xc2\xa0could\xc2\xa0threaten\xc2\xa0the\xc2\xa0\nLibrary\xe2\x80\x99s\xc2\xa0ability\xc2\xa0to\xc2\xa0timely\xc2\xa0obtain\xc2\xa0quality\xc2\xa0goods\xc2\xa0and\xc2\xa0services\xc2\xa0at\xc2\xa0\na\xc2\xa0fair\xc2\xa0price.\xc2\xa0\xc2\xa0Given\xc2\xa0the\xc2\xa0fiscal\xc2\xa0challenges\xc2\xa0we\xc2\xa0are\xc2\xa0likely\xc2\xa0to\xc2\xa0face,\xc2\xa0it\xc2\xa0\nis\xc2\xa0critical\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0have\xc2\xa0a\xc2\xa0highly\xc2\xa0efficient\xc2\xa0and\xc2\xa0effective\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0operation\xc2\xa0to\xc2\xa0ensure\xc2\xa0its\xc2\xa0procurement\xc2\xa0dollars\xc2\xa0are\xc2\xa0\nwell\xc2\xa0spent.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nManagement\xc2\xa0concurred\xc2\xa0with\xc2\xa0our\xc2\xa0recommendations,\xc2\xa0and,\xc2\xa0in\xc2\xa0\nmost\xc2\xa0cases,\xc2\xa0actions\xc2\xa0to\xc2\xa0implement\xc2\xa0the\xc2\xa0recommendations\xc2\xa0are\xc2\xa0in\xc2\xa0\nprogress.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n\n\xc2\xa0\xc2\xa0ii THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\xc2\xa0\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n \xc2\xa0\n\n\x1b\xc2\xa0INTRODUCTION\xc2\xa0\n The\xc2\xa0Librarian,\xc2\xa0as\xc2\xa0agency\xc2\xa0head,\xc2\xa0is\xc2\xa0authorized\xc2\xa0to\xc2\xa0enter\xc2\xa0into\xc2\xa0\n contracts\xc2\xa0to\xc2\xa0carry\xc2\xa0out\xc2\xa0the\xc2\xa0mission\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Library.\xc2\xa0\xc2\xa0Further,\xc2\xa0he\xc2\xa0is\xc2\xa0\n responsible\xc2\xa0for\xc2\xa0delegating\xc2\xa0procurement\xc2\xa0authority\xc2\xa0through\xc2\xa0\n appointments\xc2\xa0of\xc2\xa0contracting\xc2\xa0officers\xc2\xa0and\xc2\xa0other\xc2\xa0contracting\xc2\xa0\n officials.\xc2\xa0\xc2\xa0It\xc2\xa0is\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0policy\xc2\xa0to\xc2\xa0follow\xc2\xa0the\xc2\xa0Federal\xc2\xa0\n Acquisition\xc2\xa0Regulation\xc2\xa0(FAR)\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0procurement\xc2\xa0of\xc2\xa0goods\xc2\xa0\n and\xc2\xa0services\xc2\xa0under\xc2\xa0Library\xc2\xa0of\xc2\xa0Congress\xc2\xa0Regulation\xc2\xa0(LCR)\xc2\xa0\n 2110 1 \xc2\xa0unless\xc2\xa0a\xc2\xa0deviation\xc2\xa0from\xc2\xa0the\xc2\xa0FAR\xc2\xa0is\xc2\xa0determined\xc2\xa0to\xc2\xa0be\xc2\xa0in\xc2\xa0\n the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0best\xc2\xa0interest.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n Under\xc2\xa0a\xc2\xa02003\xc2\xa0realignment\xc2\xa0of\xc2\xa0Library\xc2\xa0responsibilities,\xc2\xa0the\xc2\xa0\n Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0and\xc2\xa0Grants\xc2\xa0Management\xc2\xa0(OCGM)\xc2\xa0was\xc2\xa0\n established\xc2\xa0within\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Librarian,\xc2\xa0as\xc2\xa0an\xc2\xa0enabling\xc2\xa0\n infrastructure\xc2\xa0unit\xc2\xa0that\xc2\xa0reports\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0Chief\xc2\xa0Operating\xc2\xa0Officer.\xc2\xa0\xc2\xa0\n Through\xc2\xa0the\xc2\xa0realignment,\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0was\xc2\xa0\n transferred\xc2\xa0from\xc2\xa0the\xc2\xa0Integrated\xc2\xa0Support\xc2\xa0Services\xc2\xa0(ISS)\xc2\xa0\n Directorate\xc2\xa0and\xc2\xa0made\xc2\xa0a\xc2\xa0component\xc2\xa0of\xc2\xa0OCGM.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n Structurally,\xc2\xa0the\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0is\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0senior\xc2\xa0\n Chief Operating Officer\xc2\xa0 procurement\xc2\xa0officer\xc2\xa0and\xc2\xa0performs\xc2\xa0the\xc2\xa0functions\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0\xe2\x80\x9cSenior\xc2\xa0\n Procurement\xc2\xa0Executive\xe2\x80\x9d\xc2\xa0as\xc2\xa0specified\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0FAR.\xc2\xa0\xc2\xa0Among\xc2\xa0\n Director, OCGM other\xc2\xa0things,\xc2\xa0the\xc2\xa0Director\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\xc2\xa0responsibilities\xc2\xa0include\xc2\xa0\n (vacant)\xc2\xa0 establishing\xc2\xa0procurement\xc2\xa0policies\xc2\xa0and\xc2\xa0procedures,\xc2\xa0issuing\xc2\xa0\n appropriate\xc2\xa0procurement\xc2\xa0directives,\xc2\xa0and\xc2\xa0\n Chief, Chief, Office of Grants approving\xc2\xa0all\xc2\xa0deviations\xc2\xa0from\xc2\xa0the\xc2\xa0FAR\xc2\xa0for\xc2\xa0\n Office of Contracts\xc2\xa0 Management procurements\xc2\xa0under\xc2\xa0LCR\xc2\xa02110.\xc2\xa0\xc2\xa0This\xc2\xa0position\xc2\xa0has\xc2\xa0\n never\xc2\xa0been\xc2\xa0filled.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n Supervisor of Operations\xc2\xa0 \xc2\xa0\n On\xc2\xa0average,\xc2\xa0over\xc2\xa0the\xc2\xa0last\xc2\xa0couple\xc2\xa0of\xc2\xa0years,\xc2\xa0contracting\xc2\xa0officers\xc2\xa0\n (COs)\xc2\xa0awarded\xc2\xa0contracts\xc2\xa0valued\xc2\xa0at\xc2\xa0$189\xc2\xa0\n Contracting Officers\xc2\xa0 million\xc2\xa0annually\xc2\xa0to\xc2\xa0acquire\xc2\xa0supplies,\xc2\xa0services,\xc2\xa0\n and\xc2\xa0equipment.\xc2\xa0\xc2\xa0Organizationally,\xc2\xa0COs\xc2\xa0work\xc2\xa0\n under\xc2\xa0the\xc2\xa0direction\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0Director,\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0\n Office\xc2\xa0Chief,\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0Supervisor\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Operations\xc2\xa0Section.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n\n \xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n 1\xc2\xa0LCR\xc2\xa02110\xc2\xa0defines\xc2\xa0the\xc2\xa0authority,\xc2\xa0policy,\xc2\xa0and\xc2\xa0responsibilities\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0\n procurement\xc2\xa0of\xc2\xa0goods\xc2\xa0and\xc2\xa0services\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0Library.\xc2\xa0\xc2\xa0It\xc2\xa0also\xc2\xa0specifies\xc2\xa0Library\xc2\xa0\n officials\xc2\xa0to\xc2\xa0whom\xc2\xa0authority\xc2\xa0has\xc2\xa0been\xc2\xa0delegated\xc2\xa0to\xc2\xa0award\xc2\xa0contracts\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0\n procurement\xc2\xa0of\xc2\xa0goods\xc2\xa0and\xc2\xa0services.\xc2\xa0\xc2\xa0LCR\xc2\xa02110\xc2\xa0does\xc2\xa0not\xc2\xa0govern\xc2\xa0the\xc2\xa0\n Congressional\xc2\xa0Research\xc2\xa0Service\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0extent\xc2\xa0of\xc2\xa0its\xc2\xa0separate\xc2\xa0authority\xc2\xa0under\xc2\xa02\xc2\xa0\n U.S.C.\xc2\xa0\xc2\xa7\xc2\xa0166(h)\xc2\xa0or\xc2\xa0cover\xc2\xa0the\xc2\xa0procurement\xc2\xa0of\xc2\xa0goods\xc2\xa0and\xc2\xa0services\xc2\xa0for\xc2\xa0which\xc2\xa0other\xc2\xa0\n delegations\xc2\xa0of\xc2\xa0procurement\xc2\xa0authority\xc2\xa0have\xc2\xa0been\xc2\xa0made\xc2\xa0or\xc2\xa0are\xc2\xa0established\xc2\xa0by\xc2\xa0\n law\xc2\xa0or\xc2\xa0regulation.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General \xc2\xa01\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\nThe\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0function\xc2\xa0is\xc2\xa0a\xc2\xa0collaborative\xc2\xa0process\xc2\xa0\nprimarily\xc2\xa0involving\xc2\xa0contracting\xc2\xa0officers,\xc2\xa0program\xc2\xa0offices,\xc2\xa0and\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0officer\xe2\x80\x99s\xc2\xa0technical\xc2\xa0representatives\xc2\xa0(COTRs).\xc2\xa0\xc2\xa0Each\xc2\xa0\nparty\xc2\xa0has\xc2\xa0separate\xc2\xa0duties\xc2\xa0and\xc2\xa0responsibilities\xc2\xa0as\xc2\xa0specified\xc2\xa0in\xc2\xa0\nLCR\xc2\xa02110.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0General\xc2\xa0Counsel\xc2\xa0(OGC)\xc2\xa0is\xc2\xa0\nresponsible\xc2\xa0for\xc2\xa0providing\xc2\xa0legal\xc2\xa0assistance\xc2\xa0to\xc2\xa0those\xc2\xa0involved\xc2\xa0in\xc2\xa0\nLibrary\xc2\xa0contracting\xc2\xa0activities,\xc2\xa0and\xc2\xa0for\xc2\xa0reviewing\xc2\xa0and\xc2\xa0\napproving\xc2\xa0all\xc2\xa0procurement\xc2\xa0actions\xc2\xa0or\xc2\xa0award\xc2\xa0recommendations\xc2\xa0\nthat\xc2\xa0exceed\xc2\xa0$100,000.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Office\xc2\xa0Chief,\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0\nDirector,\xc2\xa0General\xc2\xa0Counsel,\xc2\xa0Chief\xc2\xa0Operating\xc2\xa0Officer,\xc2\xa0and/or\xc2\xa0the\xc2\xa0\nLibrarian\xc2\xa0are\xc2\xa0responsible\xc2\xa0for\xc2\xa0reviewing\xc2\xa0and\xc2\xa0approving\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0actions\xc2\xa0based\xc2\xa0on\xc2\xa0various\xc2\xa0dollar\xc2\xa0thresholds.\n\n\n\n\n 2 THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n \xc2\xa0\n\n\x1b\xc2\xa0BACKGROUND\xc2\xa0\n Previous\xc2\xa0OIG\xc2\xa0Work\xc2\xa0\n\n Our\xc2\xa0surveys\xc2\xa0during\xc2\xa0the\xc2\xa02002\xc2\xa0\xe2\x80\x90\xc2\xa02004\xc2\xa0timeframe\xc2\xa0showed\xc2\xa0that\xc2\xa0\n Library\xc2\xa0organizational\xc2\xa0components\xc2\xa0were\xc2\xa0collectively\xc2\xa0less\xc2\xa0than\xc2\xa0\n satisfied\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0service\xc2\xa0they\xc2\xa0were\xc2\xa0receiving\xc2\xa0from\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0\n of\xc2\xa0Contracts.\xc2\xa0\xc2\xa0Moreover,\xc2\xa0the\xc2\xa0organizations\xc2\xa0were\xc2\xa0frustrated\xc2\xa0\n with\xc2\xa0the\xc2\xa0length\xc2\xa0of\xc2\xa0time\xc2\xa0it\xc2\xa0took\xc2\xa0to\xc2\xa0process\xc2\xa0a\xc2\xa0contracting\xc2\xa0\n purchase\xc2\xa0request.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n We\xc2\xa0issued\xc2\xa0our\xc2\xa0last\xc2\xa0report\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x98\xc2\xa0\n operations\xc2\xa0on\xc2\xa0August\xc2\xa019,\xc2\xa02004.\xc2\xa0\xc2\xa0In\xc2\xa0that\xc2\xa0report,\xc2\xa0we\xc2\xa0concluded\xc2\xa0\n that\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0was\xc2\xa0not\xc2\xa0fully\xc2\xa0meeting\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0needs.\xc2\xa0\xc2\xa0Our\xc2\xa0\n conclusion\xc2\xa0was\xc2\xa0based\xc2\xa0on\xc2\xa0our\xc2\xa0surveys\xe2\x80\x99\xc2\xa0results\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0\n following\xc2\xa0information.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2 The\xc2\xa0office\xc2\xa0lacked\xc2\xa0adequate\xc2\xa0staffing\xc2\xa0\xe2\x80\x93\xc2\xa0the\xc2\xa0number\xc2\xa0of\xc2\xa0\n permanent\xc2\xa0contract\xc2\xa0specialists\xc2\xa0had\xc2\xa0declined\xc2\xa0from\xc2\xa012\xc2\xa0in\xc2\xa0\n 2000\xc2\xa0to\xc2\xa07\xc2\xa0in\xc2\xa02004.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2 Some\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contract\xc2\xa0specialists\xc2\xa0lacked\xc2\xa0\n experience\xc2\xa0and\xc2\xa0training\xc2\xa0in\xc2\xa0critical\xc2\xa0contracting\xc2\xa0areas.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2 Some\xc2\xa0Library\xc2\xa0organizations\xc2\xa0were\xc2\xa0acquiring\xc2\xa0contracting\xc2\xa0\n services\xc2\xa0from\xc2\xa0external\xc2\xa0sources\xc2\xa0and\xc2\xa0paying\xc2\xa0premium\xc2\xa0\n costs\xc2\xa0to\xc2\xa0do\xc2\xa0so.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2 The\xc2\xa0office\xc2\xa0faced\xc2\xa0leadership\xc2\xa0issues\xc2\xa0including\xc2\xa0vacancies\xc2\xa0\n in\xc2\xa0the\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Office\xc2\xa0Chief\xc2\xa0\n positions.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0Inspector\xc2\xa0General\xc2\xa0had\xc2\xa0brought\xc2\xa0these\xc2\xa0\n critical\xc2\xa0vacancies\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0Librarian\xe2\x80\x99s\xc2\xa0attention\xc2\xa0in\xc2\xa0March\xc2\xa0\n 2003.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xc2\xa0\n\n \xc2\xa0 \xc2\xa0\n\n\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General \xc2\xa03\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\nCurrent\xc2\xa0Service\xc2\xa0and\xc2\xa0Infrastructure\xc2\xa0Units\xe2\x80\x99\xc2\xa0Opinions\xc2\xa0\n\nService\xc2\xa0and\xc2\xa0infrastructure\xc2\xa0units 2 \xc2\xa0rated\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0\nservice\xc2\xa0a\xc2\xa0little\xc2\xa0better\xc2\xa0than\xc2\xa0\xe2\x80\x9cfair,\xe2\x80\x9d\xc2\xa0but\xc2\xa0less\xc2\xa0than\xc2\xa0\xe2\x80\x9cgood\xe2\x80\x9d\xc2\xa0in\xc2\xa0\nresponse\xc2\xa0to\xc2\xa0a\xc2\xa0survey\xc2\xa0we\xc2\xa0conducted\xc2\xa0as\xc2\xa0part\xc2\xa0of\xc2\xa0this\xc2\xa0audit.\xc2\xa0\xc2\xa0This\xc2\xa0\nrating\xc2\xa0reflects\xc2\xa0virtually\xc2\xa0the\xc2\xa0same\xc2\xa0result\xc2\xa0expressed\xc2\xa0through\xc2\xa0our\xc2\xa0\n2002\xc2\xa0\xe2\x80\x93\xc2\xa02004\xc2\xa0surveys\xc2\xa0which,\xc2\xa0taken\xc2\xa0as\xc2\xa0a\xc2\xa0whole,\xc2\xa0indicated\xc2\xa0that\xc2\xa0\nLibrary\xc2\xa0organizations\xc2\xa0were\xc2\xa0only\xc2\xa0slightly\xc2\xa0satisfied\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0\nservice\xc2\xa0they\xc2\xa0were\xc2\xa0receiving.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nThe\xc2\xa0current\xc2\xa0survey\xc2\xa0shows\xc2\xa0that\xc2\xa0 Contracting Office Satisfaction Levels\nrespondents\xc2\xa0believe\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\ncurrent\xc2\xa0management\xc2\xa0team\xc2\xa0is\xc2\xa0having\xc2\xa0a\xc2\xa0 Poor\n Excellent\xc2\xa0\npositive\xc2\xa0influence\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0 21%\n 9%\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0operations.\xc2\xa0\xc2\xa0However,\xc2\xa0it\xc2\xa0\nalso\xc2\xa0shows\xc2\xa0that\xc2\xa0they\xc2\xa0are\xc2\xa0not\xc2\xa0satisfied\xc2\xa0\nwith\xc2\xa0the\xc2\xa0timeliness\xc2\xa0with\xc2\xa0which\xc2\xa0the\xc2\xa0\nOffice\xc2\xa0processes\xc2\xa0requests.\xc2\xa0 Good\xc2\xa0\n Fair 32%\xc2\xa0\n 38%\nTimeliness\xc2\xa0of\xc2\xa0Current\xc2\xa0Service\xc2\xa0\n\nWork\xc2\xa0for\xc2\xa0a\xc2\xa0substantial\xc2\xa0portion\xc2\xa0of\xc2\xa0\nLibrary\xc2\xa0contracting\xc2\xa0transactions\xc2\xa0is\xc2\xa0not\xc2\xa0\nbeing\xc2\xa0completed\xc2\xa0within\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0established\xc2\xa0timeframes.\xc2\xa0\xc2\xa0\nThis\xc2\xa0conclusion\xc2\xa0is\xc2\xa0based\xc2\xa0on\xc2\xa0our\xc2\xa0review\xc2\xa0of\xc2\xa0processing\xc2\xa0times\xc2\xa0for\xc2\xa0\na\xc2\xa0random\xc2\xa0sample\xc2\xa0of\xc2\xa075\xc2\xa0contracting\xc2\xa0purchase\xc2\xa0requests\xc2\xa0(RQs)\xc2\xa0\nsubmitted\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0during\xc2\xa0the\xc2\xa0first\xc2\xa0half\xc2\xa0of\xc2\xa0FY\xc2\xa0\n2007. 3 \xc2\xa0\xc2\xa0In\xc2\xa0our\xc2\xa0review,\xc2\xa0we\xc2\xa0sought\xc2\xa0to\xc2\xa0determine\xc2\xa0the\xc2\xa0extent\xc2\xa0to\xc2\xa0\nwhich\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0processed\xc2\xa0and\xc2\xa0completed\xc2\xa0actions\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0RQs\xc2\xa0\nwithin\xc2\xa0Procurement\xc2\xa0Action\xc2\xa0Lead\xc2\xa0Time\xc2\xa0(PALT)\xc2\xa0timeframes. 4 \xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nWe\xc2\xa0determined\xc2\xa0that\xc2\xa0PALT\xc2\xa0timeframes\xc2\xa0were\xc2\xa0exceeded\xc2\xa0in\xc2\xa045%\xc2\xa0\nof\xc2\xa0the\xc2\xa0cases,\xc2\xa0and\xc2\xa0that\xc2\xa076%\xc2\xa0of\xc2\xa0these\xc2\xa0delays\xc2\xa0were\xc2\xa0attributable\xc2\xa0to\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Office.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0remaining\xc2\xa0delays\xc2\xa0(24%)\xc2\xa0were\xc2\xa0\n\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n2\xc2\xa0We\xc2\xa0received\xc2\xa034\xc2\xa0responses\xc2\xa0to\xc2\xa0our\xc2\xa0current\xc2\xa0survey.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0survey\xc2\xa0responders\xc2\xa0\n\nrepresented\xc2\xa0five\xc2\xa0service\xc2\xa0units,\xc2\xa0including\xc2\xa0the\xc2\xa0Congressional\xc2\xa0Research\xc2\xa0Service,\xc2\xa0\nCopyright\xc2\xa0Office,\xc2\xa0Law\xc2\xa0Library,\xc2\xa0Library\xc2\xa0Services,\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Strategic\xc2\xa0\nServices,\xc2\xa0and\xc2\xa0four\xc2\xa0infrastructure\xc2\xa0units,\xc2\xa0including\xc2\xa0the\xc2\xa0OCFO,\xc2\xa0HRS,\xc2\xa0ISS,\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0\nOffice\xc2\xa0of\xc2\xa0Security\xc2\xa0and\xc2\xa0Emergency\xc2\xa0Preparedness.\xc2\xa0\xc2\xa0Those\xc2\xa0surveyed\xc2\xa0were\xc2\xa0asked\xc2\xa0\nto\xc2\xa0consider\xc2\xa0the\xc2\xa0quality\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0service\xc2\xa0since\xc2\xa0the\xc2\xa0beginning\xc2\xa0of\xc2\xa0\nFY\xc2\xa02005.\xc2\xa0\n3\xc2\xa0Our\xc2\xa0sample\xc2\xa0of\xc2\xa075\xc2\xa0RQs\xc2\xa0was\xc2\xa0selected\xc2\xa0from\xc2\xa0a\xc2\xa0total\xc2\xa0of\xc2\xa01,357\xc2\xa0RQs,\xc2\xa0on\xc2\xa0a\xc2\xa0random\xc2\xa0\n\nbasis,\xc2\xa0at\xc2\xa0the\xc2\xa095%\xc2\xa0confidence\xc2\xa0level,\xc2\xa0and\xc2\xa0with\xc2\xa0a\xc2\xa0precision\xc2\xa0range\xc2\xa0of\xc2\xa07%.\xc2\xa0\n4\xc2\xa0A\xc2\xa0PALT\xc2\xa0timeframe\xc2\xa0is\xc2\xa0the\xc2\xa0lead\xe2\x80\x90time,\xc2\xa0in\xc2\xa0number\xc2\xa0of\xc2\xa0days,\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0\n\nContracts\xc2\xa0requires\xc2\xa0to\xc2\xa0process\xc2\xa0and\xc2\xa0complete\xc2\xa0action\xc2\xa0on\xc2\xa0a\xc2\xa0RQ.\xc2\xa0\xc2\xa0A\xc2\xa0list\xc2\xa0of\xc2\xa0current\xc2\xa0\nPALTs\xc2\xa0is\xc2\xa0included\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0of\xc2\xa0Congress\xc2\xa0Desk\xc2\xa0Guide\xc2\xa0for\xc2\xa0Requisitioners.\xc2\xa0\n\n\n 4 THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n \xc2\xa0\n attributable\xc2\xa0to\xc2\xa0program\xc2\xa0offices\xc2\xa0that\xc2\xa0provided\xc2\xa0deficient\xc2\xa0RQ\xc2\xa0\n submissions\xc2\xa0and\xc2\xa0prospective\xc2\xa0vendors\xc2\xa0that\xc2\xa0did\xc2\xa0not\xc2\xa0provide\xc2\xa0\n timely\xc2\xa0cooperation\xc2\xa0during\xc2\xa0RQ\xc2\xa0processing.\xc2\xa0\xc2\xa0Delays\xc2\xa0for\xc2\xa0sample\xc2\xa0\n RQs\xc2\xa0for\xc2\xa0which\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Office\xc2\xa0was\xc2\xa0responsible\xc2\xa0\n averaged\xc2\xa023\xc2\xa0workdays\xc2\xa0and\xc2\xa0in\xc2\xa0several\xc2\xa0cases\xc2\xa0extended\xc2\xa0beyond\xc2\xa0\n 40.\xc2\xa0\n\n Notable\xc2\xa0Service\xc2\xa0and\xc2\xa0Infrastructure\xc2\xa0Unit\xc2\xa0Comments\xc2\xa0\n\n Some\xc2\xa0notable\xc2\xa0comments\xc2\xa0we\xc2\xa0received\xc2\xa0about\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0\n Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0service\xc2\xa0included\xc2\xa0the\xc2\xa0following:\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 The\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0notified\xc2\xa0a\xc2\xa0service\xc2\xa0unit\xc2\xa066\xc2\xa0\n workdays\xc2\xa0after\xc2\xa0the\xc2\xa0unit\xc2\xa0submitted\xc2\xa0an\xc2\xa0RQ\xc2\xa0that\xc2\xa0a\xc2\xa0required\xc2\xa0sole\xc2\xa0\n source\xc2\xa0justification\xc2\xa0was\xc2\xa0not\xc2\xa0attached\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0RQ\xc2\xa0(the\xc2\xa0service\xc2\xa0\n unit\xc2\xa0claims\xc2\xa0the\xc2\xa0document\xc2\xa0was\xc2\xa0attached\xc2\xa0when\xc2\xa0the\xc2\xa0RQ\xc2\xa0was\xc2\xa0\n originated\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0Momentum\xc2\xa0Financial\xc2\xa0System\xc2\xa0(Momentum).\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 A\xc2\xa0\xe2\x80\x9c\xe2\x80\xa6\xc2\xa0delay\xc2\xa0of\xc2\xa02\xc2\xa0\xc2\xbd\xc2\xa0to\xc2\xa03\xc2\xa0months\xc2\xa0had\xc2\xa0a\xc2\xa0significant\xc2\xa0\n negative\xc2\xa0impact\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0operation\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0[service\xc2\xa0unit].\xe2\x80\x9d\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0\n Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0\xe2\x80\x9cignored\xe2\x80\x9d\xc2\xa0the\xc2\xa0service\xc2\xa0unit\xe2\x80\x99s\xc2\xa0request\xc2\xa0to\xc2\xa0give\xc2\xa0\n priority\xc2\xa0to\xc2\xa0a\xc2\xa0technical\xc2\xa0requirement,\xc2\xa0awarded\xc2\xa0the\xc2\xa0contract\xc2\xa0to\xc2\xa0\n the\xc2\xa0lowest\xc2\xa0bidder,\xc2\xa0subsequently\xc2\xa0cancelled\xc2\xa0the\xc2\xa0contract\xc2\xa0for\xc2\xa0\n incompetent\xc2\xa0performance,\xc2\xa0and\xc2\xa0later\xc2\xa0awarded\xc2\xa0a\xc2\xa0new\xc2\xa0contract\xc2\xa0\n to\xc2\xa0a\xc2\xa0technically\xc2\xa0qualified\xc2\xa0bidder.\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 \xe2\x80\x9cFrom\xc2\xa0[an\xc2\xa0infrastructure\xc2\xa0unit\xe2\x80\x99s]\xc2\xa0standpoint,\xc2\xa0it\xc2\xa0makes\xc2\xa0\n our\xc2\xa0work\xc2\xa0to\xc2\xa0deliver\xc2\xa0services\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0service\xc2\xa0units\xc2\xa0very\xc2\xa0\n difficult\xc2\xa0when\xc2\xa0we\xc2\xa0are\xc2\xa0not\xc2\xa0able\xc2\xa0to\xc2\xa0count\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0Office\xc2\xa0\n to\xc2\xa0issue\xc2\xa0a\xc2\xa0purchase\xc2\xa0order\xc2\xa0on\xc2\xa0time.\xc2\xa0\xc2\xa0We\xc2\xa0are\xc2\xa0always\xc2\xa0under\xc2\xa0a\xc2\xa0lot\xc2\xa0\n of\xc2\xa0pressure\xc2\xa0to\xc2\xa0complete\xc2\xa0projects.\xc2\xa0\xc2\xa0However,\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0\n Office\xc2\xa0does\xc2\xa0not\xc2\xa0seem\xc2\xa0to\xc2\xa0understand\xc2\xa0the\xc2\xa0meaning\xc2\xa0of\xc2\xa0\n deadlines\xe2\x80\xa6\xe2\x80\x9d\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 \xe2\x80\x9cI\xc2\xa0have\xc2\xa0been\xc2\xa0a\xc2\xa0COTR\xc2\xa0\xe2\x80\xa6\xc2\xa0since\xc2\xa01989.\xc2\xa0\xe2\x80\xa6\xc2\xa0Over\xc2\xa0those\xc2\xa0\n years,\xc2\xa0I\xc2\xa0have\xc2\xa0worked\xc2\xa0closely\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0Office\xc2\xa0and\xc2\xa0\n always\xc2\xa0found\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0staff\xc2\xa0to\xc2\xa0be\xc2\xa0both\xc2\xa0helpful\xc2\xa0and\xc2\xa0\n knowledgeable.\xe2\x80\x9d\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 \xe2\x80\x9cAny\xc2\xa0issues/problems\xc2\xa0that\xc2\xa0have\xc2\xa0occurred\xc2\xa0are\xc2\xa0usually\xc2\xa0\n handled\xc2\xa0in\xc2\xa0a\xc2\xa0very\xc2\xa0positive\xc2\xa0manner\xc2\xa0in\xc2\xa0order\xc2\xa0for\xc2\xa0[the\xc2\xa0\n infrastructure\xc2\xa0unit]\xc2\xa0to\xc2\xa0continue\xc2\xa0operations\xc2\xa0without\xc2\xa0any\xc2\xa0delays.\xc2\xa0\xc2\xa0\n The\xc2\xa0current\xc2\xa0management\xc2\xa0has\xc2\xa0greatly\xc2\xa0improved\xc2\xa0the\xc2\xa0\n procurement\xc2\xa0process.\xe2\x80\x9d\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General \xc2\xa05\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\nSignificant\xc2\xa0Actions\xc2\xa0Taken\xc2\xa0Since\xc2\xa0OIG\xe2\x80\x99s\xc2\xa02004\xc2\xa0Assessment\xc2\xa0\n\nSignificant\xc2\xa0Library\xc2\xa0actions\xc2\xa0taken\xc2\xa0since\xc2\xa0we\xc2\xa0issued\xc2\xa0our\xc2\xa0last\xc2\xa0\nreport\xc2\xa0in\xc2\xa0August\xc2\xa02004\xc2\xa0are\xc2\xa0as\xc2\xa0follows.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\n\xe2\x80\xa2\xc2\xa0 In\xc2\xa0October\xc2\xa02004,\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0hired\xc2\xa0an\xc2\xa0experienced\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0professional\xc2\xa0to\xc2\xa0fill\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0Chief\xc2\xa0\nposition\xc2\xa0\xe2\x80\x93\xc2\xa0one\xc2\xa0of\xc2\xa0two\xc2\xa0critical\xc2\xa0management\xc2\xa0vacancies\xc2\xa0cited\xc2\xa0\npreviously\xc2\xa0by\xc2\xa0OIG.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\n\xe2\x80\xa2\xc2\xa0 The\xc2\xa0Library\xc2\xa0approved\xc2\xa0a\xc2\xa02006\xc2\xa0request\xc2\xa0submitted\xc2\xa0by\xc2\xa0the\xc2\xa0\nOffice\xc2\xa0Chief\xc2\xa0to\xc2\xa0increase\xc2\xa0by\xc2\xa0three\xc2\xa0the\xc2\xa0number\xc2\xa0of\xc2\xa0contract\xc2\xa0\nspecialist\xc2\xa0positions\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0Operations\xc2\xa0Section\xc2\xa0and\xc2\xa0is\xc2\xa0seeking\xc2\xa0FY\xc2\xa0\n2008\xc2\xa0funds\xc2\xa0to\xc2\xa0staff\xc2\xa0these\xc2\xa0positions.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\n\xe2\x80\xa2\xc2\xa0 During\xc2\xa0FY\xc2\xa02006,\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0began\xc2\xa0to\xc2\xa0follow\xc2\xa0\nkey\xc2\xa0parts\xc2\xa0of\xc2\xa0a\xc2\xa0policy,\xc2\xa0issued\xc2\xa0by\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Management\xc2\xa0and\xc2\xa0\nBudget\xc2\xa0(OMB)\xc2\xa0in\xc2\xa02005, 5 \xc2\xa0establishing,\xc2\xa0among\xc2\xa0other\xc2\xa0things,\xc2\xa0\nhiring,\xc2\xa0experience,\xc2\xa0and\xc2\xa0training\xc2\xa0standards\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0federal\xc2\xa0\nacquisition\xc2\xa0workforce. 6 \xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\n\xe2\x80\xa2\xc2\xa0 In\xc2\xa0September\xc2\xa02006,\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0Chief\xc2\xa0\nestablished\xc2\xa0performance\xc2\xa0requirements\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contract\xc2\xa0\nspecialists\xc2\xa0and\xc2\xa0began\xc2\xa0to\xc2\xa0regularize\xc2\xa0procedures\xc2\xa0for\xc2\xa0monitoring\xc2\xa0\nand\xc2\xa0appraising\xc2\xa0the\xc2\xa0specialists\xe2\x80\x99\xc2\xa0performance\xc2\xa0on\xc2\xa0an\xc2\xa0annual\xc2\xa0\nbasis.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nThese\xc2\xa0actions\xc2\xa0show\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0is\xc2\xa0making\xc2\xa0progress\xc2\xa0to\xc2\xa0\nimprove\xc2\xa0the\xc2\xa0quality\xc2\xa0of\xc2\xa0its\xc2\xa0contracting\xc2\xa0operations.\xc2\xa0\xc2\xa0However,\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0improvement\xc2\xa0process\xc2\xa0is\xc2\xa0still\xc2\xa0in\xc2\xa0its\xc2\xa0early\xc2\xa0stages.\xc2\xa0\xc2\xa0This\xc2\xa0report\xc2\xa0\nidentifies\xc2\xa0weaknesses\xc2\xa0that\xc2\xa0currently\xc2\xa0affect\xc2\xa0the\xc2\xa0contracting\xc2\xa0area\xc2\xa0\nand\xc2\xa0provides\xc2\xa0recommendations\xc2\xa0to\xc2\xa0address\xc2\xa0these\xc2\xa0problems.\xc2\xa0\n\n\n\n\n\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n5\xc2\xa0OMB\xc2\xa0Policy\xc2\xa0Letter\xc2\xa005\xe2\x80\x9001,\xc2\xa0Developing\xc2\xa0and\xc2\xa0Managing\xc2\xa0the\xc2\xa0Acquisition\xc2\xa0Workforce.\xc2\xa0\n6\xc2\xa0A\xc2\xa0certification\xc2\xa0program\xc2\xa0\xe2\x80\x93\xc2\xa0Federal\xc2\xa0Acquisition\xc2\xa0Certification\xc2\xa0in\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0\n(FAC\xe2\x80\x90C)\xc2\xa0\xe2\x80\x93\xc2\xa0developed\xc2\xa0by\xc2\xa0the\xc2\xa0Federal\xc2\xa0Acquisition\xc2\xa0Institute\xc2\xa0is\xc2\xa0a\xc2\xa0core\xc2\xa0element\xc2\xa0of\xc2\xa0\nthe\xc2\xa02005\xc2\xa0OMB\xc2\xa0policy.\xc2\xa0\xc2\xa0FAC\xe2\x80\x90C\xc2\xa0reflects\xc2\xa0common\xc2\xa0professional\xc2\xa0standards\xc2\xa0for\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0personnel\xc2\xa0in\xc2\xa0civilian\xc2\xa0federal\xc2\xa0agencies.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0program\xe2\x80\x99s\xc2\xa0goal\xc2\xa0is\xc2\xa0to\xc2\xa0\nstandardize\xc2\xa0the\xc2\xa0education,\xc2\xa0training,\xc2\xa0and\xc2\xa0experience\xc2\xa0requirements\xc2\xa0for\xc2\xa0federal\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0professionals,\xc2\xa0which\xc2\xa0is\xc2\xa0intended\xc2\xa0to\xc2\xa0improve\xc2\xa0workforce\xc2\xa0\ncompetencies\xc2\xa0and\xc2\xa0increase\xc2\xa0career\xc2\xa0opportunities.\xc2\xa0\n\n\n 6 THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n \xc2\xa0\n\n\x1b\xc2\xa0OBJECTIVES,\xc2\xa0SCOPE,\xc2\xa0AND\xc2\xa0METHODOLOGY\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n This\xc2\xa0report\xc2\xa0provides\xc2\xa0the\xc2\xa0results\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0first\xc2\xa0part\xc2\xa0of\xc2\xa0a\xc2\xa0two\xe2\x80\x90part\xc2\xa0\n OIG\xc2\xa0assessment.\xc2\xa0\xc2\xa0For\xc2\xa0the\xc2\xa0first\xc2\xa0part,\xc2\xa0our\xc2\xa0objective\xc2\xa0was\xc2\xa0to\xc2\xa0\n determine\xc2\xa0whether\xc2\xa0the\xc2\xa0quality\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0\n operations\xc2\xa0has\xc2\xa0improved\xc2\xa0since\xc2\xa0our\xc2\xa02004\xc2\xa0review.\xc2\xa0\xc2\xa0We\xc2\xa0focused\xc2\xa0\n on\xc2\xa0the\xc2\xa0current\xc2\xa0status\xc2\xa0of:\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 opinions\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0operations\xc2\xa0held\xc2\xa0by\xc2\xa0Library\xc2\xa0\n service\xc2\xa0and\xc2\xa0infrastructure\xc2\xa0units;\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 timeliness\xc2\xa0with\xc2\xa0which\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0currently\xc2\xa0addresses\xc2\xa0\n and\xc2\xa0completes\xc2\xa0its\xc2\xa0contracting\xc2\xa0transactions;\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 office\xc2\xa0staffing,\xc2\xa0including\xc2\xa0staffing\xc2\xa0of\xc2\xa0office\xc2\xa0leadership\xc2\xa0\n positions;\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 staff\xc2\xa0qualifications,\xc2\xa0including\xc2\xa0staff\xc2\xa0training\xc2\xa0\n certifications;\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 strategic\xc2\xa0planning\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0workforce;\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 available\xc2\xa0Library\xc2\xa0policy\xc2\xa0for\xc2\xa0coordinating\xc2\xa0\n responsibilities\xc2\xa0for\xc2\xa0and\xc2\xa0processing\xc2\xa0contract\xc2\xa0transactions;\xc2\xa0and\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 information\xc2\xa0systems\xc2\xa0being\xc2\xa0used\xc2\xa0to\xc2\xa0identify\xc2\xa0Library\xc2\xa0\n trends\xc2\xa0in\xc2\xa0contract\xc2\xa0spending\xc2\xa0and\xc2\xa0manage\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0work\xc2\xa0\n activities.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n\n The\xc2\xa0second\xc2\xa0part\xc2\xa0of\xc2\xa0our\xc2\xa0assessment\xc2\xa0will\xc2\xa0focus\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\n technical\xc2\xa0compliance\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0FAR.\xc2\xa0\xc2\xa0We\xc2\xa0expect\xc2\xa0to\xc2\xa0issue\xc2\xa0a\xc2\xa0\n report\xc2\xa0on\xc2\xa0this\xc2\xa0topic\xc2\xa0by\xc2\xa0March\xc2\xa031,\xc2\xa02008.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n To\xc2\xa0determine\xc2\xa0a\xc2\xa0current\xc2\xa0baseline\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0quality\xc2\xa0of\xc2\xa0\n service,\xc2\xa0we\xc2\xa0collected\xc2\xa0the\xc2\xa0results\xc2\xa0of\xc2\xa0a\xc2\xa0questionnaire\xc2\xa0that\xc2\xa0we\xc2\xa0\n issued\xc2\xa0to\xc2\xa0Library\xc2\xa0service\xc2\xa0and\xc2\xa0infrastructure\xc2\xa0units.\xc2\xa0\xc2\xa0We\xc2\xa0also\xc2\xa0\n collected\xc2\xa0and\xc2\xa0evaluated\xc2\xa0activity\xc2\xa0data\xc2\xa0on\xc2\xa0a\xc2\xa0sample\xc2\xa0of\xc2\xa0RQs\xc2\xa0\n submitted\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0during\xc2\xa0the\xc2\xa0first\xc2\xa0half\xc2\xa0of\xc2\xa0FY\xc2\xa02007.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n\n To\xc2\xa0evaluate\xc2\xa0the\xc2\xa0other\xc2\xa0audit\xc2\xa0areas,\xc2\xa0we\xc2\xa0interviewed\xc2\xa0Library\xc2\xa0staff\xc2\xa0\n at\xc2\xa0all\xc2\xa0levels\xc2\xa0including\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0officials\xc2\xa0and\xc2\xa0staff,\xc2\xa0\n officials\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Chief\xc2\xa0Financial\xc2\xa0Officer\xc2\xa0(OCFO)\xc2\xa0\n and\xc2\xa0the\xc2\xa0Human\xc2\xa0Resources\xc2\xa0Services\xc2\xa0Directorate\xc2\xa0(HRS),\xc2\xa0and\xc2\xa0\n collected\xc2\xa0and\xc2\xa0evaluated\xc2\xa0data\xc2\xa0from\xc2\xa0these\xc2\xa0staff\xc2\xa0members\xc2\xa0that\xc2\xa0\n related\xc2\xa0to\xc2\xa0our\xc2\xa0objective.\xc2\xa0\xc2\xa0We\xc2\xa0also\xc2\xa0consulted\xc2\xa0with\xc2\xa0officials\xc2\xa0of\xc2\xa0\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General \xc2\xa07\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\nOMB\xe2\x80\x99s\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Federal\xc2\xa0Procurement\xc2\xa0Policy\xc2\xa0to\xc2\xa0clarify\xc2\xa0our\xc2\xa0\nunderstanding\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0policies\xc2\xa0and\xc2\xa0practices\xc2\xa0Federal\xc2\xa0agencies\xc2\xa0\nuse\xc2\xa0to\xc2\xa0acquire\xc2\xa0goods\xc2\xa0and\xc2\xa0services,\xc2\xa0and\xc2\xa0officials\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0\nDepartment\xc2\xa0of\xc2\xa0State\xe2\x80\x99s\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Acquisition\xc2\xa0Management\xc2\xa0to\xc2\xa0\nobtain\xc2\xa0their\xc2\xa0perspective\xc2\xa0on\xc2\xa0managing\xc2\xa0a\xc2\xa0federal\xc2\xa0agency\xc2\xa0\nprocurement\xc2\xa0activity.\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nWe\xc2\xa0performed\xc2\xa0our\xc2\xa0audit\xc2\xa0fieldwork\xc2\xa0from\xc2\xa0October\xc2\xa02006\xc2\xa0through\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0middle\xc2\xa0of\xc2\xa0January\xc2\xa02007,\xc2\xa0and\xc2\xa0from\xc2\xa0April\xc2\xa0through\xc2\xa0June\xc2\xa02007.\xc2\xa0\xc2\xa0\nAudit\xc2\xa0work\xc2\xa0was\xc2\xa0interrupted\xc2\xa0from\xc2\xa0the\xc2\xa0middle\xc2\xa0of\xc2\xa0January\xc2\xa0\nthrough\xc2\xa0March\xc2\xa02007\xc2\xa0by\xc2\xa0other\xc2\xa0high\xc2\xa0priority\xc2\xa0projects.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nWe\xc2\xa0conducted\xc2\xa0our\xc2\xa0audit\xc2\xa0in\xc2\xa0accordance\xc2\xa0with\xc2\xa0Government\xc2\xa0\nAuditing\xc2\xa0Standards\xc2\xa0issued\xc2\xa0by\xc2\xa0the\xc2\xa0Comptroller\xc2\xa0General\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0\nUnited\xc2\xa0States\xc2\xa0and\xc2\xa0LCR\xc2\xa0211\xe2\x80\x906,\xc2\xa0Functions,\xc2\xa0Authority,\xc2\xa0and\xc2\xa0\nResponsibility\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Inspector\xc2\xa0General.\xc2\xa0\n\n\n\n\n 8 THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\n\x0c AUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n \xc2\xa0\n\n \x1b\xc2\xa0FINDINGS\xc2\xa0AND\xc2\xa0RECOMMENDATIONS\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n As\xc2\xa0indicated\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0background\xc2\xa0section,\xc2\xa0Library\xc2\xa0service\xc2\xa0and\xc2\xa0\n infrastructure\xc2\xa0units\xc2\xa0have\xc2\xa0been\xc2\xa0and\xc2\xa0continue\xc2\xa0to\xc2\xa0be\xc2\xa0less\xc2\xa0than\xc2\xa0\n satisfied\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0service,\xc2\xa0including\xc2\xa0the\xc2\xa0\n timeliness\xc2\xa0with\xc2\xa0which\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0processes\xc2\xa0RQs.\xc2\xa0\xc2\xa0This\xc2\xa0situation\xc2\xa0\n is\xc2\xa0attributable\xc2\xa0to\xc2\xa0a\xc2\xa0variety\xc2\xa0of\xc2\xa0factors\xc2\xa0including,\xc2\xa0among\xc2\xa0others,\xc2\xa0\n inadequate\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n\n\n\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 contract\xc2\xa0specialist\xc2\xa0staffing,\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 policies\xc2\xa0and\xc2\xa0procedures\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0\n process,\xc2\xa0and\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 accountability\xc2\xa0for\xc2\xa0contracting\xc2\xa0operations.\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n\n\n\n Although\xc2\xa0they\xc2\xa0are\xc2\xa0commendable,\xc2\xa0actions\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0has\xc2\xa0\n taken\xc2\xa0to\xc2\xa0address\xc2\xa0weaknesses\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0contracting\xc2\xa0area\xc2\xa0since\xc2\xa0we\xc2\xa0\n issued\xc2\xa0our\xc2\xa0last\xc2\xa0report\xc2\xa0in\xc2\xa0August\xc2\xa02004\xc2\xa0have\xc2\xa0not\xc2\xa0changed\xc2\xa0the\xc2\xa0\n quality\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0service.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0following\xc2\xa0sections\xc2\xa0provide\xc2\xa0\n assessments\xc2\xa0of\xc2\xa0significant\xc2\xa0issues\xc2\xa0we\xc2\xa0identified\xc2\xa0during\xc2\xa0this\xc2\xa0\n audit\xc2\xa0and\xc2\xa0six\xc2\xa0recommendations\xc2\xa0to\xc2\xa0improve\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\n operations.\xc2\xa0\n\n I. Staffing\xc2\xa0Vacancies\xc2\xa0Are\xc2\xa0a\xc2\xa0Barrier\xc2\xa0to\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n Effective\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Operations\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n The\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0less\xe2\x80\x90than\xe2\x80\x90satisfactory\xc2\xa0service\xc2\xa0is\xc2\xa0\n attributable\xc2\xa0in\xc2\xa0substantial\xc2\xa0part\xc2\xa0to\xc2\xa0an\xc2\xa0inadequate\xc2\xa0number\xc2\xa0of\xc2\xa0\n permanent\xc2\xa0contracting\xc2\xa0staff.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0adjoining\xc2\xa0table\xc2\xa0shows\xc2\xa0that\xc2\xa0\n the\xc2\xa0total\xc2\xa0staff\xc2\xa0level\xc2\xa0at\xc2\xa0the\xc2\xa0end\xc2\xa0of\xc2\xa0June\xc2\xa02007\xc2\xa0is\xc2\xa0nearly\xc2\xa0twice\xc2\xa0the\xc2\xa0\n size\xc2\xa0that\xc2\xa0it\xc2\xa0was\xc2\xa0in\xc2\xa0August\xc2\xa02004.\xc2\xa0\xc2\xa0However,\xc2\xa0contractors\xc2\xa0\xc2\xa0\n make\xc2\xa0up\xc2\xa0most\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0size\xc2\xa0increase.\xc2\xa0\xc2\xa0Although\xc2\xa0they\xc2\xa0provide\xc2\xa0a\xc2\xa0\n valuable\xc2\xa0contribution,\xc2\xa0contractors\xc2\xa0\nCategory Aug 2004 June 2007 Change\n have\xc2\xa0no\xc2\xa0long\xe2\x80\x90term\xc2\xa0commitment\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0\nPermanent 7 10 +3 office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0operation\xc2\xa0and\xc2\xa0are\xc2\xa0\n not\xc2\xa0assigned\xc2\xa0the\xc2\xa0more\xc2\xa0difficult\xc2\xa0RQs\xc2\xa0\nContractor 2 7 +5 that\xc2\xa0experienced,\xc2\xa0permanent\xc2\xa0contract\xc2\xa0\n specialists\xc2\xa0are\xc2\xa0trained\xc2\xa0and\xc2\xa0qualified\xc2\xa0to\xc2\xa0\nTotal 9 17 +8 process.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n\n We\xc2\xa0attempted\xc2\xa0to\xc2\xa0find\xc2\xa0industry\xc2\xa0recognized\xc2\xa0guidance\xc2\xa0which\xc2\xa0\n would\xc2\xa0indicate\xc2\xa0staffing\xc2\xa0level\xc2\xa0requirements\xc2\xa0based\xc2\xa0on\xc2\xa0various\xc2\xa0\n contracting\xc2\xa0workload\xc2\xa0metrics.\xc2\xa0\xc2\xa0We\xc2\xa0could\xc2\xa0not\xc2\xa0find\xc2\xa0such\xc2\xa0\n guidance\xc2\xa0and\xc2\xa0therefore\xc2\xa0were\xc2\xa0unable\xc2\xa0to\xc2\xa0precisely\xc2\xa0determine\xc2\xa0\n whether\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contract\xc2\xa0specialist\xc2\xa0staffing\xc2\xa0level\xc2\xa0was\xc2\xa0\n\n\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General \xc2\xa09\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\nadequate\xc2\xa0at\xc2\xa0the\xc2\xa0end\xc2\xa0of\xc2\xa0June\xc2\xa02007. 7 \xc2\xa0\xc2\xa0Nevertheless,\xc2\xa0compelling\xc2\xa0\nreasons\xc2\xa0led\xc2\xa0us\xc2\xa0to\xc2\xa0conclude\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contract\xc2\xa0specialist\xc2\xa0\nstaffing\xc2\xa0level\xc2\xa0was\xc2\xa0not\xc2\xa0sufficient\xc2\xa0at\xc2\xa0that\xc2\xa0time\xc2\xa0to\xc2\xa0address\xc2\xa0the\xc2\xa0\nLibrary\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0workload.\xc2\xa0\xc2\xa0Therefore,\xc2\xa0we\xc2\xa0support\xc2\xa0the\xc2\xa0\n2006\xc2\xa0request\xc2\xa0submitted\xc2\xa0by\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0Chief\xc2\xa0to\xc2\xa0increase\xc2\xa0by\xc2\xa0three\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0number\xc2\xa0of\xc2\xa0contract\xc2\xa0specialist\xc2\xa0positions\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\nOperations\xc2\xa0Section.\xc2\xa0\xc2\xa0Principal\xc2\xa0reasons\xc2\xa0to\xc2\xa0increase\xc2\xa0the\xc2\xa0\npermanent\xc2\xa0staffing\xc2\xa0level\xc2\xa0are\xc2\xa0as\xc2\xa0follows:\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\n\xe2\x80\xa2\xc2\xa0 On\xc2\xa0average,\xc2\xa0non\xe2\x80\x90supervisory\xc2\xa0contract\xc2\xa0specialists\xc2\xa0had\xc2\xa0\n31\xc2\xa0RQs\xc2\xa0in\xe2\x80\x90process\xc2\xa0at\xc2\xa0the\xc2\xa0end\xc2\xa0of\xc2\xa0June\xc2\xa02007.\xc2\xa0\xc2\xa0This\xc2\xa0workload\xc2\xa0\nvolume\xc2\xa0has\xc2\xa0been\xc2\xa0typical\xc2\xa0since\xc2\xa0at\xc2\xa0least\xc2\xa0October\xc2\xa02005,\xc2\xa0according\xc2\xa0\nto\xc2\xa0the\xc2\xa0Operations\xc2\xa0Section\xc2\xa0Supervisor.\xc2\xa0\xc2\xa0When\xc2\xa0a\xc2\xa0contract\xc2\xa0\nspecialist\xc2\xa0has\xc2\xa0more\xc2\xa0than\xc2\xa020\xc2\xa0RQs\xc2\xa0in\xc2\xa0process\xc2\xa0at\xc2\xa0any\xc2\xa0time,\xc2\xa0the\xc2\xa0\nSection\xc2\xa0Supervisor\xc2\xa0considers\xc2\xa0the\xc2\xa0specialist\xc2\xa0overloaded\xc2\xa0and\xc2\xa0\nbelieves\xc2\xa0the\xc2\xa0quality\xc2\xa0of\xc2\xa0customer\xc2\xa0service\xc2\xa0is\xc2\xa0impaired\xc2\xa0\naccordingly.\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xe2\x80\xa2\xc2\xa0 The\xc2\xa0office\xc2\xa0increased\xc2\xa0its\xc2\xa0workload\xc2\xa0on\xc2\xa0October\xc2\xa01,\xc2\xa02005\xc2\xa0by\xc2\xa0\nadding\xc2\xa0to\xc2\xa0it\xc2\xa0processing\xc2\xa0work\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0interagency\xc2\xa0\nagreements\xc2\xa0and\xc2\xa0corresponding\xc2\xa0modifications.\xc2\xa0\xc2\xa0That\xc2\xa0work,\xc2\xa0\npreviously\xc2\xa0performed\xc2\xa0by\xc2\xa0OCFO,\xc2\xa0exacerbates\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0high\xe2\x80\x90\nvolume\xc2\xa0workload\xc2\xa0situation.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\n\n\xe2\x80\xa2\xc2\xa0 Greater\xc2\xa0sophistication\xc2\xa0is\xc2\xa0presently\xc2\xa0required\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0\nprocurement\xc2\xa0process\xc2\xa0compared\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0past.\xc2\xa0\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0\nactions\xc2\xa0over\xc2\xa0$100,000\xc2\xa0and\xc2\xa0subject\xc2\xa0to\xc2\xa0full\xc2\xa0and\xc2\xa0open\xc2\xa0competition\xc2\xa0\nare\xc2\xa0now\xc2\xa0generally\xc2\xa0processed\xc2\xa0through\xc2\xa0complicated,\xc2\xa0time\xe2\x80\x90\nconsuming,\xc2\xa0\xe2\x80\x9cbest\xc2\xa0value\xe2\x80\x9d\xc2\xa0procedures. 8 \xc2\xa0\xc2\xa0Previously,\xc2\xa0such\xc2\xa0\nactions\xc2\xa0were\xc2\xa0generally\xc2\xa0processed\xc2\xa0as\xc2\xa0\xe2\x80\x9csealed\xc2\xa0bid\xe2\x80\x9d\xc2\xa0transactions.\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n\n\xe2\x80\xa2\xc2\xa0 The\xc2\xa0office\xc2\xa0began\xc2\xa0following\xc2\xa0the\xc2\xa0structured\xc2\xa0OMB\xc2\xa0\nacquisition\xc2\xa0workforce\xc2\xa0training\xc2\xa0standard\xc2\xa0in\xc2\xa02006.\xc2\xa0\xc2\xa0Accordingly,\xc2\xa0\ncontract\xc2\xa0specialists\xe2\x80\x99\xc2\xa0time\xc2\xa0available\xc2\xa0for\xc2\xa0processing\xc2\xa0RQs\xc2\xa0has\xc2\xa0\ndecreased\xc2\xa0by\xc2\xa0the\xc2\xa0amount\xc2\xa0of\xc2\xa0time\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0allocates\xc2\xa0for\xc2\xa0their\xc2\xa0\nprofessional\xc2\xa0training.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n7\xc2\xa0Three\xc2\xa0significant\xc2\xa0factors\xc2\xa0prevented\xc2\xa0us\xc2\xa0from\xc2\xa0precisely\xc2\xa0determining\xc2\xa0whether\xc2\xa0\n\nthe\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contract\xc2\xa0specialist\xc2\xa0staffing\xc2\xa0level\xc2\xa0was\xc2\xa0adequate\xc2\xa0at\xc2\xa0the\xc2\xa0end\xc2\xa0of\xc2\xa0June\xc2\xa0\xc2\xa0\n2007:\xc2\xa0(1)\xc2\xa0OMB\xe2\x80\x99s\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Federal\xc2\xa0Procurement\xc2\xa0Policy\xc2\xa0has\xc2\xa0not\xc2\xa0issued\xc2\xa0a\xc2\xa0Federal\xc2\xa0\nstandard\xc2\xa0or\xc2\xa0guidance\xc2\xa0to\xc2\xa0make\xc2\xa0such\xc2\xa0a\xc2\xa0determination;\xc2\xa0(2)\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0\nlacks\xc2\xa0current\xc2\xa0contracting\xc2\xa0workload\xc2\xa0data\xc2\xa0that\xc2\xa0is\xc2\xa0consistent\xc2\xa0with\xc2\xa0such\xc2\xa0data\xc2\xa0\nrecorded\xc2\xa0prior\xc2\xa0to\xc2\xa0FY\xc2\xa02005\xc2\xa0due\xc2\xa0to\xc2\xa0a\xc2\xa0change\xc2\xa0in\xc2\xa0Library\xc2\xa0financial\xc2\xa0systems\xc2\xa0at\xc2\xa0the\xc2\xa0\nbeginning\xc2\xa0of\xc2\xa0FY\xc2\xa02005;\xc2\xa0and\xc2\xa0(3)\xc2\xa0an\xc2\xa0objective\xc2\xa0means\xc2\xa0to\xc2\xa0measure\xc2\xa0the\xc2\xa0influence\xc2\xa0of\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0experience\xc2\xa0on\xc2\xa0workload\xc2\xa0production\xc2\xa0is\xc2\xa0not\xc2\xa0available.\xc2\xa0\n8\xc2\xa0Compared\xc2\xa0to\xc2\xa0a\xc2\xa0sealed\xc2\xa0bid\xc2\xa0award,\xc2\xa0an\xc2\xa0award\xc2\xa0based\xc2\xa0on\xc2\xa0best\xc2\xa0value\xc2\xa0requires\xc2\xa0a\xc2\xa0\n\ncontract\xc2\xa0specialist\xc2\xa0to\xc2\xa0coordinate\xc2\xa0more\xc2\xa0closely\xc2\xa0with\xc2\xa0service\xc2\xa0and\xc2\xa0infrastructure\xc2\xa0\nunits,\xc2\xa0exercise\xc2\xa0greater\xc2\xa0technical\xc2\xa0proficiency,\xc2\xa0and\xc2\xa0prepare\xc2\xa0more\xc2\xa0documentation\xc2\xa0\nto\xc2\xa0explain\xc2\xa0and\xc2\xa0substantiate\xc2\xa0the\xc2\xa0process.\xc2\xa0\n\n\n 10 THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n \xc2\xa0\n \xc2\xa0\n\n Funding\xc2\xa0must\xc2\xa0be\xc2\xa0obtained\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0three\xc2\xa0additional\xc2\xa0contract\xc2\xa0\n specialist\xc2\xa0FTEs\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0approved\xc2\xa0in\xc2\xa02006\xc2\xa0to\xc2\xa0enable\xc2\xa0the\xc2\xa0\n office\xc2\xa0to\xc2\xa0process\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0workload\xc2\xa0more\xc2\xa0\n efficiently.\xc2\xa0\xc2\xa0Moreover,\xc2\xa0other\xc2\xa0funding\xc2\xa0sources\xc2\xa0must\xc2\xa0be\xc2\xa0\n considered\xc2\xa0in\xc2\xa0addition\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0FY\xc2\xa02008\xc2\xa0budget\xc2\xa0\n request.\xc2\xa0\xc2\xa0If\xc2\xa0the\xc2\xa0three\xc2\xa0FTEs\xc2\xa0remain\xc2\xa0not\xc2\xa0staffed,\xc2\xa0it\xc2\xa0is\xc2\xa0likely\xc2\xa0that\xc2\xa0\n the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0performance\xc2\xa0will\xc2\xa0continue\xc2\xa0to\xc2\xa0be\xc2\xa0less\xc2\xa0\n than\xc2\xa0satisfactory.\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n Recommendation\xc2\xa0\n\n We\xc2\xa0recommend\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Chief\xc2\xa0Operating\xc2\xa0Officer\xc2\xa0fund\xc2\xa0the\xc2\xa0\n three\xc2\xa0additional\xc2\xa0contract\xc2\xa0specialist\xc2\xa0FTEs\xc2\xa0that\xc2\xa0were\xc2\xa0approved\xc2\xa0in\xc2\xa0\n 2006\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts.\xc2\xa0\n\n Management\xc2\xa0Response\xc2\xa0\n\n Management\xc2\xa0supports\xc2\xa0the\xc2\xa0recommendation\xc2\xa0and\xc2\xa0is\xc2\xa0awaiting\xc2\xa0\n the\xc2\xa0outcome\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0FY\xc2\xa02008\xc2\xa0budget\xc2\xa0request\xc2\xa0that\xc2\xa0has\xc2\xa0\n received\xc2\xa0Senate\xc2\xa0approval.\xc2\xa0\xc2\xa0Additionally,\xc2\xa0the\xc2\xa0Chief\xc2\xa0Operating\xc2\xa0\n Officer\xc2\xa0has\xc2\xa0conducted\xc2\xa0internal\xc2\xa0discussions\xc2\xa0regarding\xc2\xa0available\xc2\xa0\n FTEs\xc2\xa0and\xc2\xa0potential\xc2\xa0staffing\xc2\xa0reassignments\xc2\xa0that\xc2\xa0could\xc2\xa0be\xc2\xa0\n permanently\xc2\xa0transferred\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n II. A\xc2\xa0Strategic\xc2\xa0Planning\xc2\xa0Approach\xc2\xa0is\xc2\xa0Not\xc2\xa0\xc2\xa0 \xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n Followed\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0Acquisition\xc2\xa0Workforce\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n Executive\xc2\xa0branch\xc2\xa0agencies\xc2\xa0are\xc2\xa0required\xc2\xa0to\xc2\xa0follow\xc2\xa0certain\xc2\xa0\n strategic\xc2\xa0planning\xc2\xa0requirements.\xc2\xa0\xc2\xa0These\xc2\xa0compel\xc2\xa0an\xc2\xa0agency\xc2\xa0\n annually\xc2\xa0to:\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2 assess\xc2\xa0the\xc2\xa0existing\xc2\xa0skills\xc2\xa0of\xc2\xa0its\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0workforce;\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2 identify\xc2\xa0its\xc2\xa0short\xe2\x80\x90\xc2\xa0and\xc2\xa0long\xe2\x80\x90term\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0needs;\xc2\xa0and\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2 establish\xc2\xa0or\xc2\xa0update\xc2\xa0its\xc2\xa0plans\xc2\xa0and\xc2\xa0strategies\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0\n acquisition\xc2\xa0workforce\xc2\xa0resources\xc2\xa0and\xc2\xa0skills\xc2\xa0required\xc2\xa0to\xc2\xa0\n meet\xc2\xa0near\xe2\x80\x90term\xc2\xa0and\xc2\xa0future\xc2\xa0agency\xc2\xa0mission\xc2\xa0needs.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n The\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0provides\xc2\xa0input\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\n strategic\xc2\xa0planning\xc2\xa0process,\xc2\xa0but\xc2\xa0its\xc2\xa0input\xc2\xa0does\xc2\xa0not\xc2\xa0identify\xc2\xa0the\xc2\xa0\n Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0needs\xc2\xa0or\xc2\xa0indicate\xc2\xa0whether\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\n acquisition\xc2\xa0workforce\xc2\xa0has,\xc2\xa0or\xc2\xa0has\xc2\xa0a\xc2\xa0plan\xc2\xa0to\xc2\xa0obtain,\xc2\xa0the\xc2\xa0skills\xc2\xa0\n required\xc2\xa0to\xc2\xa0address\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0needs.\xc2\xa0\xc2\xa0This\xc2\xa0situation\xc2\xa0exists\xc2\xa0\n primarily\xc2\xa0because\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0is\xc2\xa0not\xc2\xa0required\xc2\xa0to\xc2\xa0comply\xc2\xa0with\xc2\xa0\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General \xc2\xa011\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0strategic\xc2\xa0planning\xc2\xa0model\xc2\xa0discussed\xc2\xa0above.\xc2\xa0\xc2\xa0As\xc2\xa0a\xc2\xa0result,\xc2\xa0it\xc2\xa0is\xc2\xa0\nquestionable\xc2\xa0whether\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0will\xc2\xa0be\xc2\xa0able\xc2\xa0to\xc2\xa0effectively\xc2\xa0\naddress\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0future\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0needs\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0quality,\xc2\xa0\ncost,\xc2\xa0and\xc2\xa0timeliness\xc2\xa0of\xc2\xa0goods\xc2\xa0and\xc2\xa0services\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0will\xc2\xa0\nacquire\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0could\xc2\xa0be\xc2\xa0adversely\xc2\xa0affected.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nIn\xc2\xa0recent\xc2\xa0years,\xc2\xa0Congressional\xc2\xa0pressure\xc2\xa0has\xc2\xa0mounted\xc2\xa0for\xc2\xa0\nlegislative\xc2\xa0branch\xc2\xa0agencies\xc2\xa0to\xc2\xa0follow\xc2\xa0the\xc2\xa0strategic\xc2\xa0planning\xc2\xa0\nrequirements\xc2\xa0that\xc2\xa0have\xc2\xa0been\xc2\xa0mandated\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0executive\xc2\xa0\nbranch.\xc2\xa0\xc2\xa0Moreover,\xc2\xa0strategic\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0workforce\xc2\xa0planning\xc2\xa0\nwould\xc2\xa0facilitate\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0budget\xe2\x80\x90development\xc2\xa0and\xc2\xa0ensure\xc2\xa0\nthat\xc2\xa0carefully\xc2\xa0determined\xc2\xa0strategies\xc2\xa0are\xc2\xa0in\xe2\x80\x90place\xc2\xa0for\xc2\xa0addressing\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0future\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0needs.\xc2\xa0\xc2\xa0Therefore,\xc2\xa0it\xc2\xa0is\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0\nLibrary\xe2\x80\x99s\xc2\xa0best\xc2\xa0interest\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0establishes\xc2\xa0a\xc2\xa0\nstrategic\xc2\xa0plan\xc2\xa0for\xc2\xa0its\xc2\xa0short\xe2\x80\x90\xc2\xa0and\xc2\xa0long\xe2\x80\x90term\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0\nworkforce\xc2\xa0needs\xc2\xa0and\xc2\xa0updates\xc2\xa0the\xc2\xa0plan\xc2\xa0on\xc2\xa0an\xc2\xa0annual\xc2\xa0basis.\xc2\xa0\n\nRecommendation\xc2\xa0\n\nWe\xc2\xa0recommend\xc2\xa0that,\xc2\xa0as\xc2\xa0part\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Annual\xc2\xa0Program\xc2\xa0\nPerformance\xc2\xa0Plan\xc2\xa0process,\xc2\xa0the\xc2\xa0Chief\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0\nannually\xc2\xa0assess\xc2\xa0the\xc2\xa0existing\xc2\xa0skills\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0\nworkforce;\xc2\xa0identify\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0short\xe2\x80\x90\xc2\xa0and\xc2\xa0long\xe2\x80\x90term\xc2\xa0\nacquisition\xc2\xa0needs;\xc2\xa0and\xc2\xa0establish\xc2\xa0or\xc2\xa0update\xc2\xa0plans\xc2\xa0and\xc2\xa0strategies\xc2\xa0\nto\xc2\xa0obtain\xc2\xa0the\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0workforce\xc2\xa0resources\xc2\xa0and\xc2\xa0skills\xc2\xa0\nrequired\xc2\xa0to\xc2\xa0meet\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0mission\xc2\xa0needs.\xc2\xa0\n\nManagement\xc2\xa0Response\xc2\xa0\n\nManagement\xc2\xa0agreed\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0recommendation\xc2\xa0and\xc2\xa0plans\xc2\xa0to\xc2\xa0\naddress\xc2\xa0it\xc2\xa0through\xc2\xa0the\xc2\xa0Annual\xc2\xa0Program\xc2\xa0Performance\xc2\xa0Plan\xc2\xa0\n(AP 3)\xc2\xa0process\xc2\xa0or\xc2\xa0another\xc2\xa0process\xc2\xa0at\xc2\xa0the\xc2\xa0AP3\xc2\xa0level.\xc2\xa0\n\nIII. Written\xc2\xa0Procurement\xc2\xa0Policies\xc2\xa0and\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n Procedures\xc2\xa0Are\xc2\xa0Not\xc2\xa0Sufficient\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\nThe\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0less\xe2\x80\x90than\xe2\x80\x90satisfactory\xc2\xa0service\xc2\xa0is\xc2\xa0partly\xc2\xa0\nattributable\xc2\xa0to\xc2\xa0insufficient\xc2\xa0policies\xc2\xa0and\xc2\xa0procedures\xc2\xa0regarding\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0activities.\xc2\xa0\xc2\xa0Unless\xc2\xa0more\xc2\xa0of\xc2\xa0this\xc2\xa0\ninformation\xc2\xa0is\xc2\xa0established\xc2\xa0and\xc2\xa0issued,\xc2\xa0service\xc2\xa0and\xc2\xa0\ninfrastructure\xc2\xa0unit\xc2\xa0frustration\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0\nprocess\xc2\xa0will\xc2\xa0likely\xc2\xa0continue.\xc2\xa0\xc2\xa0Conversely,\xc2\xa0if\xc2\xa0more\xc2\xa0policies\xc2\xa0and\xc2\xa0\nprocedures\xc2\xa0are\xc2\xa0made\xc2\xa0available\xc2\xa0that\xc2\xa0clearly\xc2\xa0explain\xc2\xa0the\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0process\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0roles\xc2\xa0and\xc2\xa0responsibilities\xc2\xa0of\xc2\xa0those\xc2\xa0\n\n\n\n\n 12 THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n \xc2\xa0\n who\xc2\xa0participate\xc2\xa0in\xc2\xa0it,\xc2\xa0then\xc2\xa0the\xc2\xa0level\xc2\xa0of\xc2\xa0frustration\xc2\xa0associated\xc2\xa0\n with\xc2\xa0the\xc2\xa0process\xc2\xa0will\xc2\xa0likely\xc2\xa0diminish.\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n In\xc2\xa02006,\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Office\xc2\xa0Chief\xc2\xa0took\xc2\xa0a\xc2\xa0commendable\xc2\xa0step\xc2\xa0\n toward\xc2\xa0improving\xc2\xa0understanding\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\n procurement\xc2\xa0process\xc2\xa0by\xc2\xa0developing\xc2\xa0and\xc2\xa0distributing\xc2\xa0the\xc2\xa0\n Library\xc2\xa0of\xc2\xa0Congress\xc2\xa0Desk\xc2\xa0Guide\xc2\xa0for\xc2\xa0Requisitioners.\xc2\xa0\xc2\xa0By\xc2\xa0providing\xc2\xa0\n an\xc2\xa0overview\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0process\xc2\xa0and\xc2\xa0guidance\xc2\xa0\n for\xc2\xa0coordinating\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Office\xc2\xa0and\xc2\xa0program\xc2\xa0office\xc2\xa0\n responsibilities,\xc2\xa0the\xc2\xa0guide\xc2\xa0provides\xc2\xa0a\xc2\xa0handy\xc2\xa0source\xc2\xa0of\xc2\xa0\n information.\xc2\xa0\xc2\xa0However,\xc2\xa0it\xc2\xa0is\xc2\xa0short\xc2\xa0on\xc2\xa0details\xc2\xa0and\xc2\xa0does\xc2\xa0not\xc2\xa0\n adequately\xc2\xa0describe\xc2\xa0all\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0steps\xc2\xa0that\xc2\xa0are\xc2\xa0included\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0\n Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0methodical\xc2\xa0contracting\xc2\xa0process.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n Policies\xc2\xa0and\xc2\xa0procedures\xc2\xa0applicable\xc2\xa0to\xc2\xa0Library\xc2\xa0procurement\xc2\xa0are\xc2\xa0\n referred\xc2\xa0to\xc2\xa0in\xc2\xa0LCR\xc2\xa02110.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0regulation\xc2\xa0describes\xc2\xa0the\xc2\xa0material\xc2\xa0\n as\xc2\xa0a\xc2\xa0set\xc2\xa0of\xc2\xa0directives\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0form\xc2\xa0of\xc2\xa0a\xc2\xa0manual.\xc2\xa0\xc2\xa0\n Notwithstanding\xc2\xa0the\xc2\xa0LCR\xe2\x80\x99s\xc2\xa0reference\xc2\xa0to\xc2\xa0them,\xc2\xa0such\xc2\xa0policies\xc2\xa0\n and\xc2\xa0procedures\xc2\xa0have\xc2\xa0not\xc2\xa0been\xc2\xa0established\xc2\xa0and\xc2\xa0issued. 9 \xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0\n Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0informed\xc2\xa0us\xc2\xa0that\xc2\xa0it\xc2\xa0is\xc2\xa0developing\xc2\xa0these.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n Federal\xc2\xa0procurement\xc2\xa0is\xc2\xa0a\xc2\xa0complex\xc2\xa0process\xc2\xa0that\xc2\xa0involves\xc2\xa0\n numerous\xc2\xa0laws,\xc2\xa0policies,\xc2\xa0documentation\xc2\xa0requirements,\xc2\xa0and\xc2\xa0\n procedures.\xc2\xa0\xc2\xa0A\xc2\xa0manual\xc2\xa0that\xc2\xa0lays\xc2\xa0out\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0policies\xc2\xa0and\xc2\xa0\n procedures\xc2\xa0for\xc2\xa0addressing\xc2\xa0and\xc2\xa0implementing\xc2\xa0these\xc2\xa0\n requirements\xc2\xa0would\xc2\xa0improve\xc2\xa0assurance\xc2\xa0that\xc2\xa0those\xc2\xa0who\xc2\xa0are\xc2\xa0\n involved\xc2\xa0in\xc2\xa0Library\xc2\xa0procurement\xc2\xa0have\xc2\xa0a\xc2\xa0clear\xc2\xa0and\xc2\xa0consistent\xc2\xa0\n understanding\xc2\xa0of\xc2\xa0applicable\xc2\xa0rules\xc2\xa0and\xc2\xa0processes.\xc2\xa0\xc2\xa0It\xc2\xa0would\xc2\xa0\n also\xc2\xa0provide\xc2\xa0a\xc2\xa0means\xc2\xa0to\xc2\xa0establish\xc2\xa0and\xc2\xa0manage\xc2\xa0quality\xc2\xa0\n assurance\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts.\xc2\xa0\xc2\xa0Clear\xc2\xa0and\xc2\xa0consistent\xc2\xa0\n understanding\xc2\xa0of\xc2\xa0contracting\xc2\xa0rules\xc2\xa0and\xc2\xa0procedures\xc2\xa0would\xc2\xa0\n likely\xc2\xa0reduce\xc2\xa0the\xc2\xa0frustration\xc2\xa0that\xc2\xa0exists\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\n contracting\xc2\xa0activities.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n Recommendation\xc2\xa0\n\n We\xc2\xa0recommend\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Director\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0and\xc2\xa0\n Grants\xc2\xa0Management\xc2\xa0establish\xc2\xa0and\xc2\xa0issue\xc2\xa0the\xc2\xa0procurement\xc2\xa0\n policies\xc2\xa0and\xc2\xa0procedures\xc2\xa0referred\xc2\xa0to\xc2\xa0in\xc2\xa0LCR\xc2\xa02110.\xc2\xa0\n\n\n \xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n 9\xc2\xa0The\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0policy\xc2\xa0is\xc2\xa0that\xc2\xa0it\xc2\xa0will\xc2\xa0follow\xc2\xa0the\xc2\xa0FAR\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0procurement\xc2\xa0of\xc2\xa0\n goods\xc2\xa0and\xc2\xa0services.\xc2\xa0\xc2\xa0However,\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0has\xc2\xa0not\xc2\xa0established\xc2\xa0or\xc2\xa0issued\xc2\xa0the\xc2\xa0\n \xe2\x80\x9cset\xc2\xa0of\xc2\xa0directives\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0form\xc2\xa0of\xc2\xa0a\xc2\xa0manual\xe2\x80\x9d\xc2\xa0that\xc2\xa0is\xc2\xa0referenced\xc2\xa0in\xc2\xa0LCR\xc2\xa02110,\xc2\xa0\n Section\xc2\xa04.\xc2\xa0\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General \xc2\xa013\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\nManagement\xc2\xa0Response\xc2\xa0\n\nManagement\xc2\xa0agreed\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0recommendation\xc2\xa0and\xc2\xa0stated\xc2\xa0that\xc2\xa0\nwork\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0Procedures\xc2\xa0and\xc2\xa0Policy\xc2\xa0Manual\xc2\xa0is\xc2\xa075%\xc2\xa0complete.\xc2\xa0\xc2\xa0\nThe\xc2\xa0Chief\xc2\xa0plans\xc2\xa0to\xc2\xa0solicit\xc2\xa0comments\xc2\xa0on\xc2\xa0a\xc2\xa0draft\xc2\xa0version\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0\nmanual\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0spring\xc2\xa0of\xc2\xa02008.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\nIV. The\xc2\xa0Systems\xc2\xa0Used\xc2\xa0to\xc2\xa0Process\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Data\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n Do\xc2\xa0Not\xc2\xa0Provide\xc2\xa0Adequate\xc2\xa0Management\xc2\xa0Support\xc2\xa0\xc2\xa0\n\nThe\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0less\xe2\x80\x90than\xe2\x80\x90satisfactory\xc2\xa0service\xc2\xa0is\xc2\xa0partly\xc2\xa0\nattributable\xc2\xa0to\xc2\xa0its\xc2\xa0automated\xc2\xa0information\xc2\xa0systems.\xc2\xa0\xc2\xa0Those\xc2\xa0\nsystems\xc2\xa0do\xc2\xa0not\xc2\xa0provide\xc2\xa0adequate\xc2\xa0visibility\xc2\xa0into\xc2\xa0RQ\xe2\x80\x90processing\xc2\xa0\nactivities\xc2\xa0or\xc2\xa0trend\xc2\xa0information\xc2\xa0on\xc2\xa0Library\xc2\xa0contracting\xc2\xa0patterns.\xc2\xa0\xc2\xa0\nAs\xc2\xa0a\xc2\xa0result,\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0is\xc2\xa0not\xc2\xa0always\xc2\xa0able\xc2\xa0to\xc2\xa0take\xc2\xa0timely,\xc2\xa0\nappropriate\xc2\xa0action\xc2\xa0in\xc2\xa0managing\xc2\xa0RQ\xc2\xa0activities\xc2\xa0and\xc2\xa0cannot\xc2\xa0\nensure\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0takes\xc2\xa0appropriate\xc2\xa0actions\xc2\xa0in\xc2\xa0response\xc2\xa0to\xc2\xa0\nundesirable\xc2\xa0contracting\xc2\xa0patterns.\xc2\xa0\n\n a. Visibility\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Actions\xc2\xa0In\xc2\xa0Process\xc2\xa0\n\nBecause\xc2\xa0it\xc2\xa0is\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0official\xc2\xa0system\xc2\xa0for\xc2\xa0capturing\xc2\xa0and\xc2\xa0\nprocessing\xc2\xa0contracting\xc2\xa0data,\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0uses\xc2\xa0Momentum\xc2\xa0in\xc2\xa0\nmanaging\xc2\xa0its\xc2\xa0work\xc2\xa0activities.\xc2\xa0\xc2\xa0However,\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0also\xc2\xa0began\xc2\xa0\nusing\xc2\xa0a\xc2\xa0separate\xc2\xa0information\xc2\xa0system\xc2\xa0it\xc2\xa0refers\xc2\xa0to\xc2\xa0as\xc2\xa0\xe2\x80\x9cTracker,\xe2\x80\x9d\xc2\xa0\nin\xc2\xa0addition\xc2\xa0to\xc2\xa0Momentum\xc2\xa0at\xc2\xa0the\xc2\xa0beginning\xc2\xa0of\xc2\xa0FY\xc2\xa02007\xc2\xa0because\xc2\xa0\nMomentum\xc2\xa0alone\xc2\xa0does\xc2\xa0not\xc2\xa0provide\xc2\xa0adequate\xc2\xa0visibility\xc2\xa0into\xc2\xa0RQ\xc2\xa0\nprocessing\xc2\xa0activities.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0combination\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0two\xc2\xa0systems,\xc2\xa0\nthough,\xc2\xa0still\xc2\xa0does\xc2\xa0not\xc2\xa0always\xc2\xa0provide\xc2\xa0visibility\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0extent\xc2\xa0\nthat\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0needs\xc2\xa0to\xc2\xa0efficiently\xc2\xa0manage\xc2\xa0RQ\xc2\xa0activities.\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\nMomentum\xc2\xa0does\xc2\xa0not\xc2\xa0identify\xc2\xa0the\xc2\xa0processing\xc2\xa0work\xc2\xa0that\xc2\xa0a\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0specialist\xc2\xa0has\xc2\xa0accomplished\xc2\xa0(e.g.,\xc2\xa0developing\xc2\xa0a\xc2\xa0\nsource\xc2\xa0selection\xc2\xa0plan,\xc2\xa0soliciting\xc2\xa0competitive\xc2\xa0bids,\xc2\xa0etc.)\xc2\xa0by\xc2\xa0a\xc2\xa0\nparticular\xc2\xa0point\xc2\xa0in\xc2\xa0time\xc2\xa0as\xc2\xa0the\xc2\xa0specialist\xc2\xa0moves\xc2\xa0an\xc2\xa0RQ\xc2\xa0toward\xc2\xa0\naward.\xc2\xa0\xc2\xa0Tracker\xc2\xa0has\xc2\xa0the\xc2\xa0potential\xc2\xa0to\xc2\xa0address\xc2\xa0this\xc2\xa0shortcoming,\xc2\xa0\nbut\xc2\xa0the\xc2\xa0utility\xc2\xa0of\xc2\xa0Tracker\xc2\xa0depends\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0timeliness\xc2\xa0and\xc2\xa0\nquality\xc2\xa0of\xc2\xa0input\xc2\xa0the\xc2\xa0system\xc2\xa0receives\xc2\xa0from\xc2\xa0the\xc2\xa0specialist\xc2\xa0\nprocessing\xc2\xa0an\xc2\xa0RQ.\xc2\xa0\xc2\xa0If\xc2\xa0input\xc2\xa0to\xc2\xa0Tracker\xc2\xa0is\xc2\xa0timely\xc2\xa0and\xc2\xa0complete,\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0combination\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0two\xc2\xa0systems\xc2\xa0can\xc2\xa0provide\xc2\xa0useful\xc2\xa0\nvisibility\xc2\xa0into\xc2\xa0an\xc2\xa0RQ\xc2\xa0in\xc2\xa0process.\xc2\xa0\xc2\xa0However,\xc2\xa0if\xc2\xa0the\xc2\xa0specialist\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\ninput\xc2\xa0is\xc2\xa0not\xc2\xa0timely,\xc2\xa0complete,\xc2\xa0or\xc2\xa0not\xc2\xa0provided\xc2\xa0at\xc2\xa0all,\xc2\xa0then\xc2\xa0\nvisibility\xc2\xa0into\xc2\xa0an\xc2\xa0RQ\xe2\x80\x99s\xc2\xa0activities\xc2\xa0will\xc2\xa0be\xc2\xa0affected\xc2\xa0accordingly.\xc2\xa0\xc2\xa0\nThe\xc2\xa0level\xc2\xa0of\xc2\xa0visibility\xc2\xa0into\xc2\xa0an\xc2\xa0RQ\xe2\x80\x99s\xc2\xa0activities\xc2\xa0is\xc2\xa0crucial\xc2\xa0because\xc2\xa0\nit\xc2\xa0provides\xc2\xa0the\xc2\xa0basis\xc2\xa0for\xc2\xa0managing\xc2\xa0all\xc2\xa0in\xe2\x80\x90process\xc2\xa0RQs\xc2\xa0\nefficiently\xc2\xa0office\xe2\x80\x90wide.\xc2\xa0\n\n 14 THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n \xc2\xa0\n b. Visibility\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Trends\xc2\xa0\n\n Neither\xc2\xa0Momentum\xc2\xa0nor\xc2\xa0Tracker\xc2\xa0is\xc2\xa0currently\xc2\xa0programmed\xc2\xa0to\xc2\xa0\n provide\xc2\xa0trend\xc2\xa0information\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0on\xc2\xa0Library\xc2\xa0contracting\xc2\xa0\n patterns.\xc2\xa0\xc2\xa0Such\xc2\xa0information\xc2\xa0would\xc2\xa0be\xc2\xa0useful\xc2\xa0for\xc2\xa0a\xc2\xa0variety\xc2\xa0of\xc2\xa0\n reasons.\xc2\xa0\xc2\xa0For\xc2\xa0example,\xc2\xa0because\xc2\xa0promoting\xc2\xa0competition\xc2\xa0is\xc2\xa0a\xc2\xa0\n fundamental\xc2\xa0principle\xc2\xa0of\xc2\xa0federal\xc2\xa0contracting,\xc2\xa0it\xc2\xa0would\xc2\xa0be\xc2\xa0\n useful\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0to\xc2\xa0recognize\xc2\xa0the\xc2\xa0extent\xc2\xa0to\xc2\xa0which\xc2\xa0it\xc2\xa0\n awards\xc2\xa0contracts\xc2\xa0competitively.\xc2\xa0\xc2\xa0Other\xc2\xa0areas\xc2\xa0for\xc2\xa0which\xc2\xa0trend\xc2\xa0\n information\xc2\xa0would\xc2\xa0be\xc2\xa0useful\xc2\xa0include,\xc2\xa0for\xc2\xa0example,\xc2\xa0the\xc2\xa0extent\xc2\xa0\n to\xc2\xa0which\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0awards\xc2\xa0contracts\xc2\xa0to\xc2\xa0small\xc2\xa0businesses\xc2\xa0and\xc2\xa0\n to\xc2\xa0experts\xc2\xa0and\xc2\xa0consultants.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n\n The\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0Operations\xc2\xa0Section\xc2\xa0Supervisor\xc2\xa0has\xc2\xa0discussed\xc2\xa0with\xc2\xa0\n an\xc2\xa0OCFO\xc2\xa0representative\xc2\xa0the\xc2\xa0limitations\xc2\xa0of\xc2\xa0Momentum\xc2\xa0as\xc2\xa0a\xc2\xa0\n tool\xc2\xa0for\xc2\xa0managing\xc2\xa0contracting\xc2\xa0activities.\xc2\xa0\xc2\xa0In\xc2\xa0response\xc2\xa0to\xc2\xa0this\xc2\xa0\n discussion,\xc2\xa0the\xc2\xa0OCFO\xc2\xa0representative\xc2\xa0has\xc2\xa0requested\xc2\xa0the\xc2\xa0Section\xc2\xa0\n Supervisor\xc2\xa0to\xc2\xa0develop\xc2\xa0a\xc2\xa0list\xc2\xa0that\xc2\xa0specifies\xc2\xa0capabilities\xc2\xa0the\xc2\xa0\n supervisor\xc2\xa0would\xc2\xa0like\xc2\xa0Momentum\xc2\xa0to\xc2\xa0have.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0OCFO\xc2\xa0\n representative\xc2\xa0has\xc2\xa0agreed\xc2\xa0to\xc2\xa0research\xc2\xa0the\xc2\xa0possibilities\xc2\xa0of\xc2\xa0\n modifying\xc2\xa0Momentum,\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0costs\xc2\xa0of\xc2\xa0doing\xc2\xa0so,\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0\n system\xe2\x80\x99s\xc2\xa0vendor\xc2\xa0when\xc2\xa0she\xc2\xa0receives\xc2\xa0the\xc2\xa0Section\xc2\xa0Supervisor\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\n list.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0Section\xc2\xa0Supervisor\xc2\xa0is\xc2\xa0hopeful\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0system\xc2\xa0\n modifications\xc2\xa0she\xc2\xa0specifies\xc2\xa0will\xc2\xa0be\xc2\xa0made,\xc2\xa0but\xc2\xa0recognizes\xc2\xa0that\xc2\xa0\n their\xc2\xa0costs\xc2\xa0may\xc2\xa0be\xc2\xa0prohibitive.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n\n The\xc2\xa0extent\xc2\xa0to\xc2\xa0which\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0activities\xc2\xa0can\xc2\xa0be\xc2\xa0\n managed\xc2\xa0effectively\xc2\xa0and\xc2\xa0efficiently\xc2\xa0depends\xc2\xa0significantly\xc2\xa0on\xc2\xa0\n the\xc2\xa0visibility\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0automated\xc2\xa0information\xc2\xa0systems\xc2\xa0\n provide\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Office\xc2\xa0for\xc2\xa0those\xc2\xa0activities.\xc2\xa0\xc2\xa0Therefore,\xc2\xa0\n it\xc2\xa0is\xc2\xa0essential\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0management\xc2\xa0continue\xc2\xa0to\xc2\xa0seek\xc2\xa0\n improvements\xc2\xa0for\xc2\xa0those\xc2\xa0systems.\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n Recommendation\xc2\xa0\n\n We\xc2\xa0recommend\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Chief\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0\n continue\xc2\xa0the\xc2\xa0coordination\xc2\xa0in\xe2\x80\x90progress\xc2\xa0with\xc2\xa0OCFO\xc2\xa0to\xc2\xa0identify\xc2\xa0\n opportunities\xc2\xa0for\xc2\xa0modifying\xc2\xa0Momentum\xc2\xa0to\xc2\xa0improve\xc2\xa0the\xc2\xa0\n Contracting\xc2\xa0Office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0visibility\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0\n activities.\xc2\xa0\n\n Management\xc2\xa0Response\xc2\xa0\n\n Management\xc2\xa0agreed\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0recommendation.\xc2\xa0\n\n\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General \xc2\xa015\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\nV. OMB\xe2\x80\x99s\xc2\xa0Workforce\xc2\xa0Training\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n Standard\xc2\xa0Is\xc2\xa0Not\xc2\xa0Fully\xc2\xa0Implemented\xc2\xa0\n\nAlthough\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0adopted\xc2\xa0the\xc2\xa0OMB\xc2\xa0training\xc2\xa0\nstandard\xc2\xa0in\xc2\xa02006,\xc2\xa0implementation\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0standard\xc2\xa0is\xc2\xa0at\xc2\xa0an\xc2\xa0early\xc2\xa0\nstage.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0standard\xc2\xa0involves\xc2\xa0successful\xc2\xa0completion\xc2\xa0of\xc2\xa0nine\xc2\xa0\ncore\xc2\xa0courses,\xc2\xa0five\xc2\xa0electives,\xc2\xa0and,\xc2\xa0every\xc2\xa0two\xc2\xa0years,\xc2\xa080\xc2\xa0hours\xc2\xa0of\xc2\xa0\ncontinuing\xc2\xa0education\xc2\xa0credits.\xc2\xa0\xc2\xa0A\xc2\xa0significant\xc2\xa0feature\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0\nstandard\xc2\xa0requires\xc2\xa0an\xc2\xa0agency\xc2\xa0official\xc2\xa0at\xc2\xa0the\xc2\xa0Senior\xc2\xa0Procurement\xc2\xa0\nExecutive\xc2\xa0level\xc2\xa0to\xc2\xa0authorize\xc2\xa0oversight,\xc2\xa0resolve\xc2\xa0disputes,\xc2\xa0and\xc2\xa0\ngrant\xc2\xa0certifications\xc2\xa0pertaining\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0policy\xe2\x80\x99s\xc2\xa0training\xc2\xa0activities.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nWe\xc2\xa0determined\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0policy\xc2\xa0coordinator\xc2\xa0has\xc2\xa0\nassessed\xc2\xa0the\xc2\xa0training\xc2\xa0that\xc2\xa0each\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0permanent\xc2\xa0contract\xc2\xa0\nspecialists\xc2\xa0has\xc2\xa0taken\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0past\xc2\xa0to\xc2\xa0document\xc2\xa0the\xc2\xa0extent\xc2\xa0to\xc2\xa0\nwhich\xc2\xa0each\xc2\xa0specialist\xc2\xa0has\xc2\xa0completed\xc2\xa0the\xc2\xa0courses\xc2\xa0specified\xc2\xa0by\xc2\xa0\nOMB\xe2\x80\x99s\xc2\xa0policy.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0assessments\xc2\xa0show\xc2\xa0that\xc2\xa0one\xc2\xa0office\xc2\xa0member\xc2\xa0\nmay\xc2\xa0have\xc2\xa0past\xc2\xa0training\xc2\xa0accomplishments\xc2\xa0that\xc2\xa0fully\xc2\xa0meet\xc2\xa0the\xc2\xa0\npolicy\xe2\x80\x99s\xc2\xa0core\xc2\xa0course\xc2\xa0requirement\xc2\xa0and\xc2\xa0that\xc2\xa0core\xc2\xa0courses\xc2\xa0must\xc2\xa0\nstill\xc2\xa0be\xc2\xa0successfully\xc2\xa0completed\xc2\xa0by\xc2\xa0the\xc2\xa0nine\xc2\xa0remaining\xc2\xa0contract\xc2\xa0\nspecialists.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\nAdditional\xc2\xa0work\xc2\xa0is\xc2\xa0needed\xc2\xa0to\xc2\xa0implement\xc2\xa0the\xc2\xa0OMB\xc2\xa0training\xc2\xa0\nstandard\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0office.\xc2\xa0\xc2\xa0Such\xc2\xa0work\xc2\xa0would\xc2\xa0be\xc2\xa0most\xc2\xa0effectively\xc2\xa0\naccomplished\xc2\xa0by\xc2\xa0issuing\xc2\xa0an\xc2\xa0office\xc2\xa0policy\xc2\xa0documenting\xc2\xa0\nprocedures\xc2\xa0for\xc2\xa0implementing\xc2\xa0the\xc2\xa0standard\xe2\x80\x99s\xc2\xa0details.\xc2\xa0\xc2\xa0For\xc2\xa0\nexample,\xc2\xa0the\xc2\xa0implementing\xc2\xa0policy\xc2\xa0should\xc2\xa0establish\xc2\xa0a\xc2\xa0means\xc2\xa0\nthrough\xc2\xa0which\xc2\xa0contract\xc2\xa0specialists\xc2\xa0are\xc2\xa0periodically\xc2\xa0notified\xc2\xa0\nabout\xc2\xa0the\xc2\xa0training\xc2\xa0they\xc2\xa0need\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0amount\xc2\xa0of\xc2\xa0it\xc2\xa0they\xc2\xa0are\xc2\xa0\nrequired\xc2\xa0to\xc2\xa0complete\xc2\xa0within\xc2\xa0a\xc2\xa0given\xc2\xa0period.\xc2\xa0\xc2\xa0Individual\xc2\xa0\ndevelopment\xc2\xa0plans\xc2\xa0are\xc2\xa0commonly\xc2\xa0used\xc2\xa0for\xc2\xa0this\xc2\xa0purpose.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0\noffice\xc2\xa0policy\xc2\xa0should\xc2\xa0also\xc2\xa0address\xc2\xa0the\xc2\xa0manner\xc2\xa0in\xc2\xa0which\xc2\xa0the\xc2\xa0\nSenior\xc2\xa0Procurement\xc2\xa0Executive\xe2\x80\x99s\xc2\xa0role,\xc2\xa0as\xc2\xa0defined\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0OMB\xc2\xa0\npolicy,\xc2\xa0will\xc2\xa0be\xc2\xa0implemented\xc2\xa0at\xc2\xa0the\xc2\xa0Library.\xc2\xa0\n\nRecommendation\xc2\xa0\n\nWe\xc2\xa0recommend\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Director\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0and\xc2\xa0\nGrants\xc2\xa0Management\xc2\xa0establish\xc2\xa0and\xc2\xa0issue\xc2\xa0a\xc2\xa0policy\xc2\xa0that\xc2\xa0officially\xc2\xa0\nimplements\xc2\xa0details\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0OMB\xc2\xa0training\xc2\xa0policy\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0\nContracts.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\n\n\n\n 16 THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n \xc2\xa0\n Management\xc2\xa0Response\xc2\xa0\n\n Management\xc2\xa0agreed\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0recommendation.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0Chief\xc2\xa0\n noted\xc2\xa0that\xc2\xa0OMB\xe2\x80\x99s\xc2\xa0training\xc2\xa0requirements\xc2\xa0are\xc2\xa0being\xc2\xa0followed\xc2\xa0in\xc2\xa0\n the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0subject\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0availability\xc2\xa0of\xc2\xa0training\xc2\xa0\n funds.\xc2\xa0\n\n VI. The\xc2\xa0Vacant\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0Position\xc2\xa0Results\xc2\xa0in\xc2\xa0Less\xc2\xa0\n Than\xc2\xa0Full\xc2\xa0Accountability\xc2\xa0for\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Operations\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n The\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xe2\x80\x99\xc2\xa0less\xe2\x80\x90than\xe2\x80\x90satisfactory\xc2\xa0service\xc2\xa0is\xc2\xa0\n significantly\xc2\xa0attributable\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0continued\xc2\xa0vacancy\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0\n OCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0position.\xc2\xa0\xc2\xa0As\xc2\xa0a\xc2\xa0result,\xc2\xa0less\xc2\xa0than\xc2\xa0full\xc2\xa0\n accountability\xc2\xa0has\xc2\xa0existed\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0\n operations\xc2\xa0since\xc2\xa0at\xc2\xa0least\xc2\xa0June\xc2\xa030,\xc2\xa02003,\xc2\xa0when\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0was\xc2\xa0\n established\xc2\xa0within\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Librarian.\xc2\xa0\xc2\xa0Furthermore,\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 implementation\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0internal\xc2\xa0controls\xc2\xa0for\xc2\xa0\n contracting\xc2\xa0operations\xc2\xa0is\xc2\xa0weaker\xc2\xa0than\xc2\xa0intended\xc2\xa0in\xc2\xa0some\xc2\xa0cases\xc2\xa0\n and\xc2\xa0questionable\xc2\xa0in\xc2\xa0others;\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 the\xc2\xa0Library\xc2\xa0has\xc2\xa0been\xc2\xa0slow\xc2\xa0to\xc2\xa0respond\xc2\xa0to\xc2\xa0concerns\xc2\xa0\n expressed\xc2\xa0in\xc2\xa0previous\xc2\xa0OIG\xc2\xa0reports;\xc2\xa0and\xc2\xa0\n \xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n \xe2\x80\xa2\xc2\xa0 the\xc2\xa0management\xc2\xa0issues\xc2\xa0identified\xc2\xa0in\xc2\xa0this\xc2\xa0report\xc2\xa0\n regarding\xc2\xa0strategic\xc2\xa0planning\xc2\xa0(Section\xc2\xa0II)\xc2\xa0and\xc2\xa0automated\xc2\xa0\n information\xc2\xa0(Section\xc2\xa0IV)\xc2\xa0have\xc2\xa0not\xc2\xa0been\xc2\xa0satisfactorily\xc2\xa0\n addressed.\xc2\xa0\n\n a. \xc2\xa0Internal\xc2\xa0Control\xc2\xa0Deficiencies\xc2\xa0\n\n Leaving\xc2\xa0the\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0position\xc2\xa0vacant\xc2\xa0makes\xc2\xa0\n implementation\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0internal\xc2\xa0controls\xc2\xa0for\xc2\xa0\n contracting\xc2\xa0operations\xc2\xa0weaker\xc2\xa0than\xc2\xa0intended\xc2\xa0in\xc2\xa0some\xc2\xa0cases.\xc2\xa0\xc2\xa0\n For\xc2\xa0example,\xc2\xa0LCR\xc2\xa02110\xc2\xa0makes\xc2\xa0the\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0responsible\xc2\xa0\n for\xc2\xa0ensuring\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0procurement\xc2\xa0of\xc2\xa0goods\xc2\xa0and\xc2\xa0services\xc2\xa0is\xc2\xa0\n executed\xc2\xa0according\xc2\xa0to\xc2\xa0applicable\xc2\xa0law,\xc2\xa0regulation,\xc2\xa0and\xc2\xa0Library\xc2\xa0\n policy,\xc2\xa0and\xc2\xa0for\xc2\xa0establishing\xc2\xa0Library\xc2\xa0procurement\xc2\xa0policies\xc2\xa0and\xc2\xa0\n procedures.\xc2\xa0\xc2\xa0Although\xc2\xa0the\xc2\xa0LCR\xc2\xa0also\xc2\xa0makes\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0\n Office\xc2\xa0Chief\xc2\xa0responsible\xc2\xa0for\xc2\xa0ensuring\xc2\xa0procurement\xc2\xa0actions\xc2\xa0are\xc2\xa0\n conducted\xc2\xa0according\xc2\xa0to\xc2\xa0applicable\xc2\xa0legal\xc2\xa0and\xc2\xa0policy\xc2\xa0\n requirements,\xc2\xa0the\xc2\xa0regulation\xc2\xa0does\xc2\xa0not\xc2\xa0make\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0Chief\xc2\xa0\n responsible\xc2\xa0for\xc2\xa0establishing\xc2\xa0policies\xc2\xa0and\xc2\xa0procedures.\xc2\xa0\xc2\xa0\n Therefore,\xc2\xa0internal\xc2\xa0control\xc2\xa0weakness\xc2\xa0exists\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0extent\xc2\xa0that\xc2\xa0\n\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General \xc2\xa017\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\nLibrary\xc2\xa0procurement\xc2\xa0policy\xc2\xa0has\xc2\xa0not\xc2\xa0been\xc2\xa0established\xc2\xa0\xe2\x80\x93\xc2\xa0a\xc2\xa0\nconsequence\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0vacancy.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nAn\xc2\xa0instance\xc2\xa0of\xc2\xa0this\xc2\xa0weakness\xc2\xa0was\xc2\xa0illustrated\xc2\xa0during\xc2\xa0our\xc2\xa02006\xc2\xa0\nreview\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0National\xc2\xa0Library\xc2\xa0Service\xe2\x80\x99s\xc2\xa0project\xc2\xa0to\xc2\xa0convert\xc2\xa0the\xc2\xa0\ndigital\xc2\xa0talking\xc2\xa0books\xc2\xa0program\xc2\xa0to\xc2\xa0digital\xc2\xa0technology.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0\nprincipal\xc2\xa0conclusion\xc2\xa0of\xc2\xa0our\xc2\xa0review\xc2\xa0was\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0\nneeded\xc2\xa0an\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0plan\xc2\xa0that\xc2\xa0conformed\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0FAR\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0\nmanufacturing\xc2\xa0phase\xc2\xa0of\xc2\xa0that\xc2\xa0$140\xc2\xa0million\xc2\xa0project.\xc2\xa0\xc2\xa0In\xc2\xa0\nproviding\xc2\xa0comments\xc2\xa0on\xc2\xa0this\xc2\xa0conclusion,\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0\nOffice\xc2\xa0Chief\xc2\xa0acknowledged\xc2\xa0that\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0plans\xc2\xa0are\xc2\xa0required\xc2\xa0\nby\xc2\xa0the\xc2\xa0FAR,\xc2\xa0but\xc2\xa0noted\xc2\xa0that,\xc2\xa0because\xc2\xa0the\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0\nposition\xc2\xa0was\xc2\xa0vacant,\xc2\xa0FAR\xe2\x80\x90specified\xc2\xa0internal\xc2\xa0criteria 10 \xc2\xa0had\xc2\xa0not\xc2\xa0\nbeen\xc2\xa0established\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0to\xc2\xa0address\xc2\xa0the\xc2\xa0regulation\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\nrequirement.\xc2\xa0\xc2\xa0As\xc2\xa0a\xc2\xa0result,\xc2\xa0the\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0plan\xc2\xa0we\xc2\xa0called\xc2\xa0for\xc2\xa0\nhas\xc2\xa0not\xc2\xa0been\xc2\xa0prepared\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0complex\xc2\xa0and\xc2\xa0costly\xc2\xa0talking\xc2\xa0\nbooks\xc2\xa0project\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0best\xc2\xa0interest\xc2\xa0has\xc2\xa0not\xc2\xa0been\xc2\xa0\nserved. 11\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nFurthermore,\xc2\xa0implementation\xc2\xa0of\xc2\xa0other\xc2\xa0internal\xc2\xa0controls\xc2\xa0for\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0operations\xc2\xa0yields\xc2\xa0questionable\xc2\xa0results\xc2\xa0when\xc2\xa0the\xc2\xa0\nOCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0position\xc2\xa0is\xc2\xa0not\xc2\xa0staffed.\xc2\xa0\xc2\xa0For\xc2\xa0example,\xc2\xa0it\xc2\xa0is\xc2\xa0not\xc2\xa0\nclear\xc2\xa0who\xc2\xa0is\xc2\xa0authorized,\xc2\xa0instead\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0Director,\xc2\xa0to\xc2\xa0\nperform\xc2\xa0the\xc2\xa0responsibilities\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0\xe2\x80\x9cSenior\xc2\xa0Procurement\xc2\xa0\nExecutive\xe2\x80\x9d\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0Library,\xc2\xa0as\xc2\xa0those\xc2\xa0responsibilities\xc2\xa0are\xc2\xa0\nspecified\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0FAR,\xc2\xa0or\xc2\xa0to\xc2\xa0approve\xc2\xa0Library\xc2\xa0deviations\xc2\xa0from\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0FAR,\xc2\xa0as\xc2\xa0required\xc2\xa0by\xc2\xa0LCR\xc2\xa02110.\xc2\xa0\n\n b. Responsiveness\xc2\xa0to\xc2\xa0Previous\xc2\xa0OIG\xc2\xa0Concerns\xc2\xa0\n\nWithout\xc2\xa0an\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0in\xe2\x80\x90place\xc2\xa0to\xc2\xa0advocate\xc2\xa0the\xc2\xa0best\xc2\xa0\ninterests\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts,\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0has\xc2\xa0been\xc2\xa0slow\xc2\xa0\nto\xc2\xa0respond\xc2\xa0to\xc2\xa0concerns\xc2\xa0expressed\xc2\xa0in\xc2\xa0previous\xc2\xa0OIG\xc2\xa0reports.\xc2\xa0\xc2\xa0For\xc2\xa0\nexample,\xc2\xa0it\xc2\xa0took\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0about\xc2\xa0three\xc2\xa0and\xc2\xa0a\xc2\xa0half\xc2\xa0years\xc2\xa0to\xc2\xa0\nrespond\xc2\xa0to\xc2\xa0the\xc2\xa0Inspector\xc2\xa0General\xe2\x80\x99s\xc2\xa0March\xc2\xa02003\xc2\xa0memorandum\xc2\xa0\nto\xc2\xa0the\xc2\xa0Librarian\xc2\xa0citing\xc2\xa0the\xc2\xa0staffing\xc2\xa0shortages\xc2\xa0that\xc2\xa0existed\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0\n\n\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n10\xc2\xa0FAR\xc2\xa0Subpart\xc2\xa07.1\xc2\xa0requires\xc2\xa0an\xc2\xa0agency\xc2\xa0head\xc2\xa0or\xc2\xa0designee\xc2\xa0to\xc2\xa0prescribe\xc2\xa0\n\nprocedures\xc2\xa0for,\xc2\xa0among\xc2\xa0other\xc2\xa0things,\xc2\xa0establishing\xc2\xa0criteria\xc2\xa0and\xc2\xa0thresholds\xc2\xa0at\xc2\xa0\nwhich\xc2\xa0increasingly\xc2\xa0greater\xc2\xa0detail\xc2\xa0and\xc2\xa0formality\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0planning\xc2\xa0process\xc2\xa0is\xc2\xa0\nrequired\xc2\xa0as\xc2\xa0the\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0becomes\xc2\xa0more\xc2\xa0complex\xc2\xa0and\xc2\xa0costly,\xc2\xa0specifying\xc2\xa0those\xc2\xa0\ncases\xc2\xa0in\xc2\xa0which\xc2\xa0a\xc2\xa0written\xc2\xa0acquisition\xc2\xa0plan\xc2\xa0shall\xc2\xa0be\xc2\xa0prepared.\xc2\xa0\n11\xc2\xa0The\xc2\xa0March\xc2\xa02007\xc2\xa0Government\xc2\xa0Accountability\xc2\xa0Office\xc2\xa0report\xc2\xa0titled\xc2\xa0Talking\xc2\xa0Books\xc2\xa0\n\nfor\xc2\xa0the\xc2\xa0Blind:\xc2\xa0Alternative\xc2\xa0Approaches\xc2\xa0Need\xc2\xa0to\xc2\xa0Be\xc2\xa0Evaluated,\xc2\xa0criticized\xc2\xa0NLS\xc2\xa0for,\xc2\xa0\namong\xc2\xa0other\xc2\xa0things,\xc2\xa0not\xc2\xa0adequately\xc2\xa0documenting\xc2\xa0its\xc2\xa0planning\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0digital\xc2\xa0\ntalking\xc2\xa0books\xc2\xa0conversion\xc2\xa0project.\xc2\xa0\n\n\n 18 THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n \xc2\xa0\n Contracting\xc2\xa0Office.\xc2\xa0\xc2\xa0The\xc2\xa0Deputy\xc2\xa0Librarian\xc2\xa0approved\xc2\xa0a\xc2\xa0staffing\xc2\xa0\n increase\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0fall\xc2\xa0of\xc2\xa02006.\xc2\xa0\n \xc2\xa0\n\n A\xc2\xa0qualified\xc2\xa0person\xc2\xa0should\xc2\xa0be\xc2\xa0recruited\xc2\xa0and\xc2\xa0selected\xc2\xa0to\xc2\xa0serve\xc2\xa0as\xc2\xa0\n the\xc2\xa0OCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0as\xc2\xa0soon\xc2\xa0as\xc2\xa0possible.\xc2\xa0\xc2\xa0Only\xc2\xa0then\xc2\xa0will\xc2\xa0full\xc2\xa0\n accountability\xc2\xa0be\xc2\xa0achievable\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0\n operations.\xc2\xa0\xc2\xa0\n\n Recommendation\xc2\xa0\n\n We\xc2\xa0recommend\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Chief\xc2\xa0Operating\xc2\xa0Officer\xc2\xa0recruit\xc2\xa0for\xc2\xa0\n and\xc2\xa0select\xc2\xa0a\xc2\xa0qualified\xc2\xa0person\xc2\xa0to\xc2\xa0serve\xc2\xa0as\xc2\xa0the\xc2\xa0Director\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0\n Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0and\xc2\xa0Grants\xc2\xa0Management\xc2\xa0to\xc2\xa0ensure\xc2\xa0full\xc2\xa0\n accountability\xc2\xa0is\xc2\xa0provided\xc2\xa0for\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0\n operations.\xc2\xa0\n\n Management\xc2\xa0Response\xc2\xa0\n\n Management\xc2\xa0informed\xc2\xa0us\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0is\xc2\xa0committed\xc2\xa0to\xc2\xa0\n ensuring\xc2\xa0the\xc2\xa0accountability\xc2\xa0recommended\xc2\xa0in\xc2\xa0this\xc2\xa0audit\xc2\xa0and\xc2\xa0\n will\xc2\xa0conduct\xc2\xa0a\xc2\xa0review\xc2\xa0to\xc2\xa0determine\xc2\xa0the\xc2\xa0most\xc2\xa0appropriate\xc2\xa0\n structure.\xc2\xa0\n\n\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General \xc2\xa019\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\n\n\x1b\xc2\xa0CONCLUSION\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nNotwithstanding\xc2\xa0the\xc2\xa0passage\xc2\xa0of\xc2\xa0time\xc2\xa0and\xc2\xa0substantial\xc2\xa0staffing\xc2\xa0\nchanges\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts,\xc2\xa0there\xc2\xa0has\xc2\xa0been\xc2\xa0no\xc2\xa0\nsignificant\xc2\xa0change\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0quality\xc2\xa0of\xc2\xa0service.\xc2\xa0\xc2\xa0Overall,\xc2\xa0\nthe\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0service\xc2\xa0and\xc2\xa0infrastructure\xc2\xa0units\xc2\xa0are\xc2\xa0still\xc2\xa0not\xc2\xa0fully\xc2\xa0\nsatisfied\xc2\xa0with\xc2\xa0the\xc2\xa0contracting\xc2\xa0service\xc2\xa0they\xc2\xa0receive.\xc2\xa0\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nHowever,\xc2\xa0there\xc2\xa0are\xc2\xa0reasons\xc2\xa0to\xc2\xa0believe\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0office\xe2\x80\x99s\xc2\xa0service\xc2\xa0\nwill\xc2\xa0improve.\xc2\xa0\xc2\xa0Most\xc2\xa0significantly,\xc2\xa0Library\xc2\xa0organizations\xc2\xa0\nbelieve\xc2\xa0that\xc2\xa0the\xc2\xa0Contracting\xc2\xa0Office\xc2\xa0Chief\xc2\xa0and\xc2\xa0the\xc2\xa0Operations\xc2\xa0\nSection\xc2\xa0Supervisor\xc2\xa0are\xc2\xa0having\xc2\xa0a\xc2\xa0positive\xc2\xa0influence\xc2\xa0on\xc2\xa0the\xc2\xa0\nLibrary\xe2\x80\x99s\xc2\xa0contracting\xc2\xa0operations.\xc2\xa0\xc2\xa0Additionally,\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xc2\xa0\nincreased\xc2\xa0the\xc2\xa0number\xc2\xa0of\xc2\xa0contract\xc2\xa0specialist\xc2\xa0positions\xc2\xa0in\xc2\xa0the\xc2\xa0\nOperations\xc2\xa0Section\xc2\xa0and\xc2\xa0is\xc2\xa0seeking\xc2\xa0FY\xc2\xa02008\xc2\xa0funds\xc2\xa0to\xc2\xa0staff\xc2\xa0them.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nNevertheless,\xc2\xa0as\xc2\xa0this\xc2\xa0report\xc2\xa0explains,\xc2\xa0elements\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Library\xe2\x80\x99s\xc2\xa0\ncontracting\xc2\xa0operations\xc2\xa0are\xc2\xa0weak\xc2\xa0and\xc2\xa0must\xc2\xa0be\xc2\xa0addressed\xc2\xa0to\xc2\xa0\nprovide\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0the\xc2\xa0maximum\xc2\xa0opportunity\xc2\xa0to\xc2\xa0\nachieve\xc2\xa0tangible\xc2\xa0progress.\xc2\xa0\xc2\xa0Additionally,\xc2\xa0the\xc2\xa0long\xe2\x80\x90vacant\xc2\xa0\nOCGM\xc2\xa0Director\xc2\xa0position\xc2\xa0must\xc2\xa0be\xc2\xa0filled\xc2\xa0to\xc2\xa0ensure\xc2\xa0full\xc2\xa0\naccountability\xc2\xa0is\xc2\xa0provided\xc2\xa0for\xc2\xa0this\xc2\xa0critical\xc2\xa0functional\xc2\xa0area.\xc2\xa0\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nWe\xc2\xa0commend\xc2\xa0the\xc2\xa0management\xc2\xa0of\xc2\xa0the\xc2\xa0Office\xc2\xa0of\xc2\xa0Contracts\xc2\xa0for\xc2\xa0\nrecognizing\xc2\xa0these\xc2\xa0weaknesses\xc2\xa0and\xc2\xa0taking\xc2\xa0steps\xc2\xa0to\xc2\xa0improve\xc2\xa0\nservice.\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nMajor\xc2\xa0Contributors\xc2\xa0to\xc2\xa0This\xc2\xa0Report:\xc2\xa0\n\xc2\xa0\nNicholas\xc2\xa0Christopher,\xc2\xa0Assistant\xc2\xa0Inspector\xc2\xa0General\xc2\xa0for\xc2\xa0Audits\xc2\xa0\nJohn\xc2\xa0Kane,\xc2\xa0Senior\xc2\xa0Auditor\n\n 20 THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\n\n\x1b\xc2\xa0APPENDIX:\xc2\xa0MANAGEMENT\xc2\xa0RESPONSE\xc2\xa0\n\n\n\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General \xc2\xa021\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\n\n\n\n\n\xc2\xa0\n\n 22 THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General\n\x0cAUDIT REPORT NO. 2007-PA-102 September 2007\n\xc2\xa0\n\n\n\n\n\xc2\xa0\n\n THE LIBRARY OF CONGRESS \xe2\x80\xa2 Office of the Inspector General \xc2\xa023\n\x0c'