"Le cas échéant, l'enquêteur rouvre le dossier et dépose un rapport officiel.  Je fais alors rapport sur les conclusions dans une lettre au plaignant. Fournir une version synonyme en une phrase des deux phrases précédentes : 
Lorsque cela se produit, l'enquêteur rouvre le dossier et soumet un rapport officiel, et je fais rapport des conclusions dans une lettre adressée au plaignant.